7.4.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, призваны обеспечить сохранность документов.
7.4.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения Управляющего Делами Совета Министров с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.
7.4.3. Выдача дел во временное пользование в структурные подразделения Совета Министров осуществляется по разрешению Управляющего Делами. Все выдаваемые дела, независимо от их характера и срока выдачи, вносятся в книгу учета выдачи дел из архива, в которой делаются записи о дате выдачи дел, указываются номера описи и дел, фамилия и должность лица, получившего дела; срок, на который выданы документы, расписка в получении дел, дата их возврата и подпись сотрудника Управления Делами, принявшего дела обратно.
Перед выдачей дел зав. архивом или ответственный за делопроизводство структурного подразделения проверяет нумерацию листов и состояние документов каждого выдаваемого дела. На место каждого выданного дела должна быть положена карта-заместитель (приложение 29), в которой указываются номера описи и дела, кому выдано дело, ставится подпись выдавшего дело. После возвращения дела карта-заместитель изымается и используется для следующей выдачи. В качестве разовых заместителей могут использоваться полоски чистой бумаги.
По всем случаям повреждения или утраты документов и дел, обнаруженных после их выдачи во временное пользование, составляется акт, докладывается руководству Управления Делами.
Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных закрывающихся помещениях. Дела помещаются в закрывающихся шкафах канцелярского типа предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, влаги и обеспечивающих их сохранность.
7.4.4. В архив учреждения передаются дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу через год после завершения их в делопроизводстве по описям.
7.4.5. До передачи в государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве Совета Министров в течение 15 лет. Материалы по личному составу хранятся 75 лет.
По истечении указанных сроков документы постоянного хранения передаются из архива Совета Министров в центральный государственный архив Чувашской Республики.
8.1. Передача документов Совета Министров Чувашской Республики на государственное хранение, как правило, проводится в соответствии с графиком, утвержденным Управлением Делами и Центральным госархивом республики.
8.2. Документы постоянного срока хранения передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым госархивом в двух экземплярах.
8.3. Перед передачей документов представитель Центрального госархива совместно с заведующим архивом проводит проверку наличия дел, их физического и санитарно-гигиенического состояния. При обнаружении физических и биологических повреждений составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами Управления Делами Совета Министров.
8.4. При передаче документов в Центральный госархив передается два экземпляра описей, помимо контрольного экземпляра, переданного в государственный архив после утверждения описи экспертно -проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики. Передача дел проводится поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в Совете Министров.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема - передачи, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке, составленной Управлением Делами.
Совет Министров принимает меры к розыску отсутствующих дел.
8.5. При передаче документов в Госархив составляется дополнение к исторической справке о всех изменениях, происшедших в структуре Совета Министров, за весь период, который охватывают передаваемые на хранение дела, а также указываются изменения по составу документов.
9.1. При смене Председателя Совета Министров Чувашской Республики, Управляющего Делами Совета Министров, заместителя Управляющего - зав. общим отделом Управления Делами, главного бухгалтера наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и в архиве Совета Министров, в соответствии с учетными данными в них, а также учетно-справочного аппарата к ним отражается в акте приема-передачи.
9.2. При смене, увольнении, длительной болезни заведующего ведомственным архивом, начальника канцелярии, технических секретарей приемных руководителей Совета Министров и структурных подразделений прием-сдача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещения и оборудования архива производится по акту (приложение 30).
Для приема-передачи дел приказом Управляющего Делами Совета Министров назначается комиссия в составе не менее 3 человек, включая представителя делопроизводственной службы.
Прием-передача дел, документов производится в присутствии заинтересованных лиц (кроме отсутствующих по болезни).
9.3. Передача документов и дел увольняющимися работниками подразделений производится работнику в присутствии третьего лица, определенных руководителем подразделения или Управляющим Делами Совета Министров Чувашской Республики.