4.1.1. Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
4.1.2. Основным принципом регистрации документов является однократность. Все входящие, исходящие и внутренние документы, за исключением перечисленных в перечне (приложение 12), подлежат регистрации.
4.1.3. В аппарате Совета Министров Чувашской Республики ведется централизованная система регистрации.
Указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Указы и постановления Верховного Совета Чувашской Республики, входящие и исходящие письма, предложения, заявления и жалобы граждан, протоколы совещаний при Председателе и его заместителях, работников аппарата и его подразделений, записки, справки и другие внутренние документы регистрируются в канцелярии.
Протоколы заседаний, постановления и распоряжения Совета Министров Чувашской республики и протоколы совещаний работников народного хозяйства, культуры и управления регистрируются в протокольной части.
4.1.4. На каждом поступившем документе, независимо от того, подлежит или не подлежит он регистрации, в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационной штамп (приложение 13), фиксирующий факт и дату поступления документа в Совет Министров Чувашской Республики.
4.1.5. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; постановление о распределении обязанностей между Председателем Совета Министров и его заместителями; номенклатура дел.
4.1.6. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машиночитаемые, машинограммы).
Прием, учет, организация использования машиночитаемых документов осуществляется вычислительным центром (ВЦ).
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных информационно-поисковых систем (ИПС) в соответствии с используемыми классификаторами.
Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации на документах, зафиксированной на машинных носителях.