2.2.1. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию их в информационно-справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации.
2.2.2. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих требований: указание учреждения - автора (как правило, воспроизводится на бланке документа); наименование вида документа (на письмах наименование не указывается); составление заголовка документа; адресование, датирование документа; проставление отметок о согласовании текста документа; удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати); проставление отметок о прохождении и исполнении документа. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение 3).
Места расположения реквизитов в документах определены ГОСТом 6.38.90 "Система организационно-распорядительной документации" (требования к оформлению документов).
2.2.3. Заголовок служебному документу, независимо от его вида, содержания и назначения, дается составителем документа (исключением являются: телефонограммы и документы, текст которых печатается на бумаге формата А5).
В нем кратко, одной фразой, написанной в одну или несколько строк через один интервал, в обобщенной форме передается содержание. При этом в заголовке обозначается не только предмет, о котором идет речь, но и суть действия, выраженная отглагольным существительным, отвечая на вопрос "о чем": "об изменении...", "о выделении...", "об отмене...". Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его названия, номера и даты.
По каждому вопросу составляется отдельный служебный документ (письмо).
2.2.4. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:
документы адресуются учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу (наименование учреждения, организации или предприятие пишется в именительном падеже).
Например:
Чебоксарский литейно-механический завод
Отдел сбыта
при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
Например:
Министерство финансов Чувашской Республики
Начальнику штатного отдела
Аликберову Р.Ш.
при адресовании документов руководителю организации, если ее название входит в наименование должности, пишется в дательном падеже.
Например:
Директору Чебоксарского агрегатного завода
Волкову О.А.
почтовый адрес корреспондента указывается полностью (почтовый индекс, республика, область, город, улица, номер дома). Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям свой системы (в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами);
если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы.
Документ не должен содержать больше четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес;
при адресовании писем в два и более адреса перед адресатами не следует писать "копия".
Все составные части реквизита "адресат" (наименование организации, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес) должны печататься с новой строки от одного положения табулятора (флаговый способ) строчными буквами через один межстрочный интервал. Отдельные части этих реквизитов могут быть разделены полутора или двумя интервалами для удобства зрительного восприятия.
2.2.5. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. В состав даты входят число, месяц и год. Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, обозначаются арабскими цифрами, которыми обозначается число, порядковый номер месяца, две последние цифры года. Если порядковый номер месяца и число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0.
Например: 12.05.93 (12 мая 1993 г.)
05.08.93 (5 августа 1993 г.)