7.3.1. В процессе деятельности аппарата Совета Министров Чувашской Республики образуется разнообразная документация, отражающая все стороны жизни республики и функционирования Совета Министров. Документы в зависимости от значимости подлежат постоянному, долговременному (свыше 10 лет) и временному хранению. На постоянное хранение откладываются документы, имеющие научно-историческое значение, которые подлежат передаче в государственный архив. В аппарате Совета Министров к таким документам относятся: Указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Президиума Верховного Совета Российской Федерации, Указы и постановления Верховного Совета Чувашской Республики, постановления и распоряжения Совета Министров Российской Федерации и Совета Министров Чувашской Республики, протоколы заседаний Совета Министров Чувашской Республики и его Президиума, протоколы совещаний в Совете Министров и республиканских совещаний и семинаров, материалы о работе комиссий при Совете Министров и республиканских комиссий, материалы по контролю за выполнением постановлений и распоряжений Совета Министров Чувашской Республики и другие.
Свыше 10 лет хранятся постановления, указы и протоколы заседаний Президиума Верховного Совета Чувашской Республики, материалы об обеспечении жилплощадью в республике, материалы по выделению и ремонту автотранспорта и некоторые другие, которые имеют большое практическое значение.
Документы по личному составу фиксируют служебно-трудовые и другие социальные отношения с определенным контингентом лиц. К таким документам относятся приказы по личному составу (о приеме, увольнении и перемещении), личные дела сотрудников, материалы по награждению государственными наградами и присвоению почетных званий, лицевые счета по заработной плате.
7.3.2. На все завершенные делопроизводством дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ГСДОУ и подразделов 2.2 и 4.1 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986), составляются описи дел (приложения 26, 27, 28).
Описи составляются не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.
В аппарате Совета Министров описываются дела каждого структурного подразделения в соответствии с подразделом 4.2 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986) лицами, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. На основании описей структурных подразделений инспектор канцелярии составляет единую опись по хронологически -структурному принципу. Единая опись утверждается руководством, рассматривается экспертной комиссией аппарата Совета Министров и подлежит утверждению ЭПМК Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики.
7.3.3. Описи представляют собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Годовые разделы описей продолжаются в течение нескольких лет и имеют валовую нумерацию дел. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер.
Дела по личному составу систематизируются в описи по хронологии, тематике или алфавиту.
7.3.4. Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, долговременного хранения и дел по личному составу - в двух экземплярах.
После утверждения описей ЭМПК Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики первый экземпляр описи постоянного хранения остается на контроле в Центральном государственном архиве Чувашской Республики, все остальные экземпляры возвращаются Управлению Делами Совета Министров.
7.3.5. К описи дел постоянного хранения составляются необходимые элементы научно-справочного аппарата: титульный лист, оглавление, указатели и список сокращенных слов (при необходимости), предисловие.
К описям дел долговременного хранения и по личному составу составляются титульный лист, указатели (при необходимости).