2.3.1. Распорядительные документы - постановления и распоряжения.
Подготовка распорядительных документов Совета Министров состоит из следующих этапов: изучение вопроса, подготовка проекта документа, его согласование, обсуждение и принятие, подписание.
Порядок разработки документа определяется Регламентом работы Совета Министров Чувашской Республики. Основное внимание при подготовке распорядительного документа должно быть обращено на формулирование основных положений конкретного решения.
2.3.1.1. Постановление Совета Министров Чувашской Республики (приложение 4).
Проект постановления Совета Министров должен содержать в себе юридическое обоснование, исчерпывающую оценку обсуждаемого вопроса, ясно сформулированные и аргументированные цели и задачи, сроки выполнения, при этом объем документа не должен, как правило, превышать 5 машинописных страниц, а справки - 4 страниц через полтора интервала.
Текст постановления Совета Министров состоит, как правило, из двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления. В ней перечисляются факты, события, дается их оценка. В случае необходимости, в констатирующей части делается ссылка на акт вышестоящего органа или ранее принятое постановление Совета Министров Чувашской Республики. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата. Констатирующая часть и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная часть должна начинаться словами: "Совет Министров постановляет" Они располагается с отдельной строки от нулевого положения табулятора. При этом слово "постановляю" печатается строчными буквами в разрядку, отделяя, таким образом, констатирующую часть документа от распорядительной.
Текст постановляющей части следует с новой строчки с абзаца. Формулирование этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований. Не рекомендуется употреблять выражения типа: "повысить", "усилить", "улучшить", "принять меры", "активизировать" и др., не носящие конкретного характера и, как правило, не поддающиеся проверке выполнения.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (министерство, ведомство, организация, предприятие, структурное подразделение Совета Министров, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно также использовать и обобщенную форму: "министерствам и государственным комитетам", "директорам заводов", "главам местных администраций" и т.д. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить", "организовать", "обеспечить", "разработать", "обязать", "утвердить", "отменить" и т.д. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения его до конкретных исполнителей. Постановление может иметь общий для всех пунктов срок исполнения.
В необходимых случаях в заключительной части помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного постановления. При реорганизации или упразднении органов управления, учреждений и организаций, освобождении и назначении их руководителей - оговаривается порядок работы специально создаваемых для этих целей комиссий, с указанием их полномочий, а также порядок приема - передачи материальных ценностей и документов от одного руководителя другому или правопреемнику. В последнем пункте определяется порядок контроля за выполнением постановления.
При подготовке постановлений или распоряжений об утверждении Положений, Уставов необходимо проверить наличие в них пунктов о документировании деятельности создаваемых или реорганизуемых ведомств.
Обязательным элементом постановления является заголовок. Для того, чтобы он наиболее точно отражал содержание документа, рекомендуется составлять его после написания текста.
Подготовка проекта постановления заканчивается его оформлением. Первая страница первого экземпляра проекта должна быть отпечатана на бланке установленного образца, форматом А4, или, если это невозможно, все элементы титульного листа постановления следует печатать на машинке. В состав реквизитов входят: Герб республики; наименование органа: "Совет Министров Чувашской Республики"; название вида документа: "Постановление"; дата; номер; место составления; заголовок; текст; подписи Председателя Совета Министров или лица, исполняющего его обязанности; отметки о согласовании.
Проект постановления до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями Совета Министров и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Для этого на последнем листе первого экземпляра проекта постановления ставятся подписи составителя проекта, руководителя структурного подразделения, вносящего проект, всех указанных в проекте исполнителей, должностных лиц, ответственных за исполнение документа в целом, а также заведующего государственно-правовым отделом Управления Делами Совета Министров, который проверяет правовую обоснованность и правомерность вносимого проекта. Управляющий Делами своей визой удостоверяет соблюдение правил и качество подготовки проекта. Заместитель Председателя Совета Министров своей визой подтверждает, как правило, необходимость принятия вносимого проекта.
Все возражения по существу затрагиваемых вопросов записываются на отдельном листе, прилагаемом к проекту, и при визировании автор замечаний делает отметку: "см. замечания".
При визировании необходимо указывать должность, расшифровку подписи и дату согласования.
Перед внесением на заседание Президиума Совета Министров проект постановления тщательно выверяется. При этом особое внимание должно обращаться на соответствие оформления документа нормам, предусмотренным настоящей инструкцией, а также на проверку цифровых данных, должностей, фамилий, имен, отчеств.
После принятия постановления первый экземпляр проекта становится подлинником. Постановление Совета Министров Чувашской Республики вступает в силу с момента его подписания. При необходимости срок вступления в силу или срок действия постановления указывается в самом документе.
Проекты совместных постановлений, а также проекты постановлений, принимаемых членами Президиума Совета Министров Чувашской Республики в опросном порядке, проходят те же стадии подготовки и оформления. В совместных постановлениях реквизит документа дополняется названием соответствующего органа или общественного объединения. При этом цифровой индекс постановления будет состоять из нескольких частей, включающих номера постановлений всех участвующих сторон, разделенных дробью. В этом случае на первое место выносится номер постановления Совета Министров.
2.3.1.2. Распоряжения Совета Министров Чувашской Республики (приложение 5).
Распоряжения Совета Министров являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Порядок составления проекта распоряжения и его оформление соответствует требованиям, предъявляемым к подготовке постановлений.
Аналогично постановлению текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой части указывается цель и причина издания распоряжения, как правило, она начинается устойчивыми формулировками типа: "в соответствии...", "в связи с...", "в целях..." и т.п. Во второй части излагаются предписываемые действия, выраженные глаголом в неопределенной форме: "обязать", "указать", "предложить", "утвердить" и т.д.
Исполнителями могут быть министерства, ведомства, организации и предприятия, структурные подразделения, конкретные должностные лица. В последнем случае наименование должности исполнителя указывается полностью. Исполнитель указывается в дательном падеже. В заключительной части распоряжения могут быть перечислены лица, на которых возлагается контроль за исполнением распоряжения.
Состав реквизитов соответствует формуляру постановления. Однако индекс распоряжения дополняется буквой "р", отделенной от порядкового номера дефисом. Учитывая, что распоряжение носит оперативный характер и издается единолично Председателем или Заместителями Председателями Совета Министров, его утверждение не требует специального обсуждения и рассмотрения.
Распоряжение вступает в силу с момента его подписания.
2.3.2. Справочно-информационные документы
Справочно-информационные документы составляют основной массив документации, образующейся в деятельности Совета Министров Чувашской Республики. Они содержат информацию о фактическом положении дел в районах, городах, министерствах, ведомствах, организациях, учреждениях и предприятиях и служат для принятия распорядительных документов.