4.4.1. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
4.4.2. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Так, индекс 03/43-861 входящего документа включает:
03 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится данный документ;
43 - номер соответствующего дела по номенклатуре;
861 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.
4.4.3. Индексами предложений, жалоб и заявлений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии заявителя, например С-557.
4.4.4. Индексами распорядительных документов - постановлений, распоряжений, протоколов и приказов, являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа с начала года.
4.4.5. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ, т.е. их индексация взаимно связана.
4.4.6. На документах, не подлежащих регистрации, проставляется индекс, состоящий из условного обозначения структурного подразделения, где будет храниться документ, и номера дела по номенклатуре.