4.5.1. Заведующим канцелярией на все входящие и исходящие документы по вторым экземплярам регистрационных карточек ведется справочная картотека по корреспондентскому признаку.
4.5.2. В структурных подразделениях секретарями руководителей ведется справочная картотека, которая делится на две части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения. Вторая часть картотеки строится по схеме номенклатуры дел, отражающей участки работы структурного подразделения. Для оперативного контроля все данные вводятся в ЭВМ. Главный поисковый признак документа в ней - его содержание.
4.5.3. Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки.
4.5.4. Справочные картотеки на предложения, заявления и жалобы граждан строятся по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.
4.5.5. Справочные картотеки на документы, законченные делопроизводством и сданные в архив, создаются из регистрационных карточек, находившихся в структурных подразделениях, и строятся по корреспондентскому признаку.
5.1. Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются перечнем (приложение 18).
По указанию руководства Совета Министров Чувашской Республики на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.
5.2. Постановления Совета Министров Чувашской Республики контролируются по каждому пункту, где устанавливаются конкретные задания или поручения министерствам, ведомствам, местным администрациям, а также организациям, учреждениям и предприятиям с указанием сроков исполнения документов.
5.3. Предложения о необходимости установления контроля за выполнением постановления вносится при подготовке проекта постановления, о чем делается запись в справке, прилагаемой к проекту. Решение принимается на заседании Совета Министров. Если постановлением устанавливается несколько подконтрольных пунктов и по разным отраслям, то в справке указывается, какое из структурных подразделений Совета Министров осуществляет контроль за выполнением постановления в целом и по отдельным пунктам.
5.4. Срок исполнения берется либо из текста документа, либо из резолюции руководителя. Если срок исполнения не указан ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя, его определяют по перечню документов с указанием сроков исполнения.
5.5. Контроль за исполнением документов ведется по регистрационным (приложение 14) и контрольным карточкам (для постановлений и распоряжений Совета Министров) (приложение 19).
5.6. На контролируемых документах проставляется знак контроля или штамп "контроль" на левом поле бланка.
5.7. Полученные данные о ходе исполнения документов вносятся в графу "Контрольные отметки" контрольной карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.
5.8. На каждое постановление Совета Министров Чувашской Республики, требующее контроля исполнения, в структурном подразделении заводится папка, в которую помещаются: постановление (контрольный лист (приложение 20) и все другие материалы по данному постановлению (информации, справки и т.п.). На контрольном листе лицом, контролирующим исполнение постановления, делаются отметки о мерах, принимаемых по выполнению отдельных пунктов и постановления в целом.
5.9. Оперативный контроль за ходом выполнения постановлений и распоряжений вышестоящих органов, а также собственных решений осуществляют ответственные работники структурных подразделений Совета Министров, которые регулярно информируют отдел контроля о ходе исполнения того или иного документа.
5.10. Полученные сведения о ходе выполнения контрольных документов отдел контроля вводит в ЭВМ.
5.11. В первый рабочий день каждого месяца отдел контроля докладывает Управляющему Делами Совета Министров о ходе выполнения постановлений, распоряжений и других документов.
5.12. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе - запросе и контрольной карточке.
5.13. Постановления, распоряжения снимаются с контроля Президиумом Совета Министров Чувашской Республики по материалам отдела контроля регулярно.
Для снятия с контроля работники аппарата Совета Министров сдают в отдел контроля все материалы на выполненные постановления, распоряжения с резолюцией руководства о согласии снятия с контроля.
Снятие с контроля постановления не означает прекращения его действия.