4.3.1. В аппарате Совета Министров Чувашской Республики все входящие и исходящие документы, предложения, жалобы и заявления граждан, внутренние документы регистрируются на регистрационных карточках единого образца (приложение 14) машинописным способом.
Данные о документе-ответе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий инициативный документ. Таким образом, на одной карточке регистрируют два документа - запрос и ответ.
Входящие документы регистрируются в день их получения, исходящие и внутренние - в день подписания. Документы, поступившие из вышестоящих органов, регистрируются все без исключения.
На каждый регистрируемый документ заполняются две карточки (под копирку). Одна карточка с документом передается в структурное подразделение, другая остается в канцелярии.
4.3.2. При регистрации в канцелярии записываются следующие сведения о документах: номер, присвоенный документу в момент регистрации; дата регистрации; от кого получен документ и кому направлен; краткое содержание, резолюция руководства, кому передан документ на исполнение; дата исполнения (отправки); в какое дело подшит исполненный документ.
4.3.3. Постановления и распоряжения Совета Министров Чувашской Республики регистрируются в журналах (приложения 15 и 16). В протокольной части ведется карточка учета рассылки постановлений и распоряжений (приложение 17).
4.3.4. Календарная шкала регистрационной карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. При установлении даты исполнения документа срок исполнения следует исчислять в рабочих днях.
4.3.5. В графе "корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.
4.3.6. В графе "Дата поступления и индекс документа" отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил.
4.3.7. В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией - автором документа.
4.3.8. В графе "Краткое содержание" указывается вид документа (постановление, распоряжение, приказ), его заголовок или краткое содержание.
4.3.9. При записи в карточку содержания резолюции указывается также ее автор и дата. Резолюция должна переноситься полностью.
4.3.10. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, указывается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном письме, когда оповещен автор.
4.3.11. В графе "контрольные отметки" фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. Графа может быть использована для записей, отражающих движение документа. В случае необходимости передача документа может осуществляться под расписку в этой графе.
4.3.12. Графы регистрационной карточки "фонд N ___", "Опись N ___", "Дело N ____" заполняются в архиве.