6.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.
Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях.
6.2.2. При формировании дел необходимо:
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- проверять соответствие документов (по содержанию, разновидности, автору, корреспонденту) заголовку дела по номенклатуре. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается;
- систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии (более ранние документы располагаются в начале дела, а более поздние - в конце), алфавиту (лицевые счета рабочих и служащих), индексации (заявления и жалобы граждан). Эти принципы могут комбинироваться. При этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса. Приложения большого объема следует группировать в отдельные тома. Небольшие приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся;
- группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением личных дел, а также дел, продолжение которых более одного года вызывается необходимостью (в т.ч. по жалобам);
- проверять правильность оформления каждого документа, наличие подписи, даты, индекса, заверительной подписи на копии, отметки "В дело N _______________". Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку;
- подшивать исполненные документы постоянного хранения в обложки из твердого картона. Документы одного дела не должны превышать 250 листов.
6.2.3. Годовые отчеты, планы, сметы и другие документы должны откладываться в материалах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.
6.2.4. Распорядительные документы (постановления, протоколы, распоряжения) Совета Министров Чувашской Республики группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.
6.2.5. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета или листок по учету кадров; автобиография; копия документа об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, объявлении благодарностей; увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; характеристики, справки и другие документы, относящихся к данному лицу.
Копии приказов о наложении взыскания, о награждениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещаются.