6.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных наименований дел, ежегодно заводимых в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется для правильного формирования и учета дел.
Номенклатура дел разрабатывается и составляется работниками канцелярии совместно с работниками структурных подразделений, утверждается Управляющим Делами Совета Министров Чувашской Республики по согласованию с Центральным государственным архивом Чувашской Республики.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит пересоставлению и повторному согласованию при изменении структуры и функций аппарата Совета Министров Чувашской Республики. Если таких изменений не произошло, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел подлежит постоянному хранению.
6.1.2. В аппарате Совета Министров Чувашской Республики номенклатура дел составляется по производственно-отраслевой и функциональной схеме. Ее разделами служат структурные подразделения аппарата Совета Министров (приложение 21).
6.1.3. Составление номенклатуры дел производится по форме (приложение 22).
6.1.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел состоят из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре. Например: 02/09 - где 02 - обозначает структурное подразделение (приемную Первого заместителя Председателя Совета Министров по вопросам финансирования отраслей народного хозяйства, а 09 - номер дела по номенклатуре "Переписка по финансированию народного хозяйства из бюджета Российской Федерации".
Для каждого структурного подразделения в номенклатуре дел оставляются резервные порядковые номера, которые присваиваются делам, дополнительно образующимся и включаемым в номенклатуру текущего года.
6.1.5. Заголовки дел являются важнейшим элементом номенклатуры. Их формулировки должны быть краткими, четкими и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле.
6.1.6. Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для решения вопросов. В графе "Примечание" отмечается: "делопроизводство продолжается" или "дело заведено в 199__ году".
6.1.7. По окончании делопроизводственного года в номенклатуре указывается количество заведенных дел (отдельно постоянного, долговременного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год).
Лицо, ответственное за делопроизводство, заверяет итоговую запись и сообщает эти данные ведомственному архиву и куратору Центрального государственного архива.