7.2.1. Законченные делопроизводством документы принимаются в архив Управления Делами Совета Министров по описи дел только после соответствующей обработки их, правильно сформированными в дела, подшитыми, пронумерованными, описанными на обложках, систематизированными и внесенными в опись.
Обработка документов и оформление дел производится непосредственно после окончания их делопроизводством и проведения экспертизы научной и практической ценности.
7.2.2. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно могут обрабатываться упрощенно. При этом допускается:
оставлять документы на скоросшивателе без проведения их систематизации и дополнительного описания на обложке;
листы не нумеровать, заверительных надписей не составлять;
списки на дела не составлять.
Учетно-справочным документом для дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения может служить номенклатура дел.
7.2.3. Документы постоянного, долговременного хранения, сгруппированные в дела (единицы хранения) в установленном объеме, должны быть прошиты прочной ниткой в 4 прокола или переплетены. Металлические скрепления (булавки, скрепки) из дел должны быть удалены.
7.2.4. Документы особой исторической и художественной ценности (чертежи, рукописи и т.п.), а также карточки не подшиваются, а помещаются в папки с тремя клапанами и завязками, картонные футляры или конверты.
Отдельные особо ценные документы дела, не подлежат подшивке, а вкладываются в конверты, которые затем подшиваются.
Если текст документа расположен слишком близко к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ.
7.2.5. Все листы дела, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста.
Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист любого формата пришивается за один край и нумеруется как один лист, лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется также. Листы большого формата складываются.
Подшитые в дела конверты с надписями или вложениями, также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровывать нельзя (медали, ткани и т.п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.
7.2.6. В конце дела на отдельном чистом листе, в книгах на оборотной стороне последнего, чистого листа, делается заверительная надпись (приложение 24).
Заверительная надпись должна быть подписана сотрудником, составившим ее, разборчиво с указанием должности и даты составления.
7.2.7. Если дело (единица хранения) состоит из особо ценных документов, в его начале помещается внутренняя опись документов, в которой перечисляются все документы с указанием их номеров (индексов), содержания, дат и номеров листов, а также кому они адресованы или откуда поступили. Опись заверяется составителем (приложение 25).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела (единицы хранения) через знак плюс (+).
7.2.8. Последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, недостача документов, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.п.) отмечается в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
7.2.9. При оформлении дела постоянного хранения на обложке указываются:
- название учреждения;
- индекс дела по номенклатуре;
- заголовок дела;
- даты (начато, окончено);
- срок хранения;
- количество листов в деле.