3.1.1. Работа с поступающими в Совет Министров Чувашской Республики документами состоит из ряда последовательных взаимосвязанных операций: прием входящих документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение.
3.1.2. Прием и первичную обработку поступающей из почтового отделения и от курьеров внешней связи почту осуществляют работники канцелярии. Документы, переданные руководителями учреждений и организаций лично руководству Совета Министров миную канцелярию, после рассмотрения руководством передаются в канцелярию, для регистрации и учета в установленном порядке.
3.1.3. Прием и передача документов на всех этапах документооборота производится с отметкой в регистрационной карточке или журнале, кому передан документ, и с распиской в получении.
3.1.4. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится по согласованию с руководителями этих подразделений через канцелярию, где делается соответствующая отметка в регистрационной карточке.
3.1.5. Поступившие в структурное подразделение (приемную руководителя) документы предварительно рассматриваются работником Секретариата (ст. консультантом, консультантом), который знакомится с ними, уточняет неясные вопросы; на документы, исполнение которых будет производиться в министерствах и ведомствах, готовит проекты резолюций (предложений) по их исполнению.
Правительственная корреспонденция подлежит первоочередному рассмотрению и исполнению.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководителю структурного подразделения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.
При поступлении повторного документа к нему прилагаются полученные ранее документы.
3.1.6. Документы передаются руководству Совета Министров для рассмотрения. Телеграммы срочного характера докладываются немедленно.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.
Не рекомендуется надписывать резолюции на отдельных листах бумаги, которые затем подкалываются к основному документу. Исключение допускается только для таких документов, как законы, указы, постановления и распоряжения Совета Министров РФ.
Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
3.1.7. Указания руководства (резолюция Председателя Совета Министров или его заместителей), срок исполнения и пометки о направлении документа заносятся на регистрационные карточки, после чего документ через канцелярию направляется для исполнения. Если
руководитель назначает нескольких исполнителей, ответственным является подразделение или должностное лицо, которое в резолюции указано первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей, которые в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. В целях ускорения процесса исполнения такого рода документов практикуется оперативное снятие с них необходимого числа копий и рассылка их сразу всем соисполнителям. Подлинник документа передается исполнителю - организатору, к установленному сроку исполненный документ должен быть возвращен Совету Министров.
3.1.8. Должностные лица и организации, получившие постановления и распоряжения Совета Министров РФ, должны немедленно ознакомиться с ними и возвратить их в канцелярию Управления Делами Совета Министров.
3.1.9. На документах, исполненных оперативным путем, ставится отметки "Исполнено", "Принято к сведению", "Принято к руководству" и т.п., подпись исполнителя и дата.
На документах, присланных в справочно-информационных или отчетных целях и не требующих ответа, после исполнения делаются отметки "Включено в ответ" и т.п.
3.1.10. Исполнитель, получивший корреспонденцию, просматривает ее и распределяет по срокам исполнения. Срок исполнения исчисляется с момента вручения документа исполнителю.
3.1.11. За правильность оформления проекта документа, наличие необходимых виз и приложений отвечает составитель. Подобрав предварительно необходимые материалы, составитель представляет руководителю свои соображения по поводу исполнения документа. Получив согласие или другие указания, составитель дорабатывает проект ответа, согласовывает его с заинтересованными лицами или организациями.
3.1.12. Составитель должен постоянно заботиться о сокращении переписки. В этих целях вместо письменного ответа корреспонденту может быть возвращен инициативный документ с резолюцией или записью о решении вопроса. В этом случае в регистрационной карточке делается отметка о дате отправки документа и содержании ответа.
С отправляемого документа снимается копия, которая подшивается в дело.
3.1.13. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу оригинала. Однако при ознакомлении с законами, указами, постановления и распоряжениями Правительства визы ставятся на листах ознакомления (приложение 10).
3.1.14. Подписанные, полностью оформленные и имеющие индекс документы передаются в канцелярию для регистрации, обработки и отправки, как правило, в тот же день.
Движение документа завершается его исполнением и передачей для подшивки в дело согласно номенклатуре дел.
3.1.15. Доставка (получение) документов из канцелярии в структурные подразделения, копировально-машинное бюро, протокольную часть, бухгалтерию производится курьерской связью и секретарями руководителей.
Доставка корреспонденции министерствам и ведомствам в городе Чебоксары производится курьерской связью по установленному маршруту с записью в разносной книге, под расписку.
3.1.16. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется по данным регистрации в канцелярии, вычислительном центре, протокольной части. Раздельно учитываются количество основных документов и количество экземпляров (копий). Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель - количество экземпляров (копий).
Данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются в общем отделе по форме (приложение 11).