СОВЕТ МИНИСТРОВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 01 февраля 1993 года N 15

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Совета Министров Чувашской Республики

Признан утратившим силу постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 19 февраля 2002 г. N 40

Совет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Совета Министров Чувашской Республики.

2. Признать утратившим силу постановление Совета Министров Чувашской АССР от 30 июня 1972 г. N 437 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Совета Министров Чувашской АССР".

Председатель Совета Министров

Чувашской Республики - В.Викторов

Управляющий Делами

Совета Министров

Чувашской Республики - В.Соловьев

Утверждена постановлением
Совета Министров
Чувашской Республики
от 01.02.93 N 15

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Государственным стандартом на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90 и определяет организацию, процессы создания служебных документов и порядок работы с ними в аппарате Совета Министров Чувашской Республики.

Правила работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" устанавливаются специальными инструкциями.

1.2. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате Совета Министров Чувашской Республики возлагается на Управление Делами.

1.3. Методическое руководство работой по ведению делопроизводства и контроль за соблюдением всеми структурными подразделениями правил, определенных настоящей Инструкцией, возлагается на заместителя Управляющего Делами - заведующего общим отделом Управления Делами Совета Министров Чувашской Республики.

1.4. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены заместителем Управляющего Делами - заведующим общим отделом Совета Министров Чувашской Республики со структурой аппарата Совета Министров, установленным порядком работы и инструкцией по делопроизводству под расписку на листке ознакомления с нормативными документами (приложение 1).

1.5. Бланки документов хранятся в запирающемся железном шкафу и выдаются в копировально-множительное бюро и секретарям руководителей заведующим канцелярией.

1.6. Ответственность за хранение и правильное использование гербовой печати Совета Министров Чувашской Республики несет должностное лицо, назначенное распоряжением Председателя Совета Министров, а за хранение и правильное использование гербовой печати Управления Делами Совета Министров Чувашской Республики - главный бухгалтер Управления Делами Совета Министров.

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.1.1. Документирование распорядительной и исполнительной деятельности Совета Министров Чувашской Республики заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть создания документов.

Основанием для создания документов являются:

законы и постановления Съездов народных депутатов и Верховных Советов Российской Федерации и Чувашской Республики, Указы и постановления Президента и Президиумов Верховного Совета Российской Федерации и Чувашской Республики, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Совета Министров Чувашской Республики и другие нормативные акты вышестоящих органов государственной власти и государственного управления;

конкретные поручения Правительства Российской Федерации и необходимость выработки распорядительных мер по их выполнению;

осуществление правотворческой деятельности с целью регулирования многообразного круга общественных отношений Советом Министров Чувашской Республики, то есть проявление исполнительного полновластия на своей территории. Текст документа готовится на государственных языках Чувашской Республики (Ответы на письма граждан Чувашской Республики отправляются на языке автора).

2.1.2. В целях сокращения количества применяемых форм документов разрабатывается табель документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач Совета Министров. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается Председателем Совета Министров (приложение 2).

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется Управлением Делами. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

2.1.3. Основными документами Совета Министров Чувашской Республики являются постановления и распоряжения.

2.1.4. Постановления Совета Министров Чувашской Республики принимаются по наиболее важным вопросам хозяйственного и социально -культурного строительства, развития экономики, регулирования финансово-кредитных отношений, требующим всестороннего коллегиального обсуждения.

2.1.5. Распоряжения по вопросам, нуждающимся в оперативном решении и не требующим коллегиального обсуждения, издаются от имени Совета Министров Чувашской Республики Председателем Совета Министров или его заместителями, а также в форме распоряжения Председателя Совета Министров Чувашской Республики.

2.1.6. Распорядительные документы, поступающие в Совет Министров Чувашской Республики от Правительства РФ и других вышестоящих органов, доводятся до министерств, ведомств, местных администраций, а также учреждений, организаций и предприятий посредством:

издания самостоятельных распорядительных документов (постановлений, распоряжений), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам министерств и ведомств, местных администраций и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации.

В любом случае документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.

2.2. Общие правила составления и оформления документов

2.2.1. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию их в информационно-справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации.

2.2.2. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих требований: указание учреждения - автора (как правило, воспроизводится на бланке документа); наименование вида документа (на письмах наименование не указывается); составление заголовка документа; адресование, датирование документа; проставление отметок о согласовании текста документа; удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати); проставление отметок о прохождении и исполнении документа. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение 3).

Места расположения реквизитов в документах определены ГОСТом 6.38.90 "Система организационно-распорядительной документации" (требования к оформлению документов).

2.2.3. Заголовок служебному документу, независимо от его вида, содержания и назначения, дается составителем документа (исключением являются: телефонограммы и документы, текст которых печатается на бумаге формата А5).

В нем кратко, одной фразой, написанной в одну или несколько строк через один интервал, в обобщенной форме передается содержание. При этом в заголовке обозначается не только предмет, о котором идет речь, но и суть действия, выраженная отглагольным существительным, отвечая на вопрос "о чем": "об изменении...", "о выделении...", "об отмене...". Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его названия, номера и даты.

По каждому вопросу составляется отдельный служебный документ (письмо).

2.2.4. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

документы адресуются учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу (наименование учреждения, организации или предприятие пишется в именительном падеже).

Например:

Чебоксарский литейно-механический завод

Отдел сбыта

при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

Министерство финансов Чувашской Республики

Начальнику штатного отдела

Аликберову Р.Ш.

при адресовании документов руководителю организации, если ее название входит в наименование должности, пишется в дательном падеже.

Например:

Директору Чебоксарского агрегатного завода

Волкову О.А.

почтовый адрес корреспондента указывается полностью (почтовый индекс, республика, область, город, улица, номер дома). Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям свой системы (в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами);

если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы.

Документ не должен содержать больше четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес;

при адресовании писем в два и более адреса перед адресатами не следует писать "копия".

Все составные части реквизита "адресат" (наименование организации, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес) должны печататься с новой строки от одного положения табулятора (флаговый способ) строчными буквами через один межстрочный интервал. Отдельные части этих реквизитов могут быть разделены полутора или двумя интервалами для удобства зрительного восприятия.

2.2.5. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. В состав даты входят число, месяц и год. Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, обозначаются арабскими цифрами, которыми обозначается число, порядковый номер месяца, две последние цифры года. Если порядковый номер месяца и число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0.

Например: 12.05.93 (12 мая 1993 г.)

05.08.93 (5 августа 1993 г.)

21.11.93 (21 ноября 1993 г.)

Даты, встречающиеся в тексте документа, могут обозначаться традиционным способом: 5 мая 1975 г. Дата подписания указывается в левой верхней части документа вместе с индексом. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

2.2.6. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование проектов документов производится с учреждениями, организациями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может производиться как внутри учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными органами).

2.2.7. Формой внутреннего согласования документа является визирование проекта. Виза включает в себя должность, личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату.

Замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе. В этом случае виза может иметь следующую форму:

Зам. Председателя Совета Министров

Чувашской Республики

Замечания прилагаются

09.01.93

Визы проставляются на первом экземпляре документа. Письма, телеграммы и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в учреждении.

2.2.8. Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр промышленности

Чувашской Республики

11.01.93

Согласование может проводиться письмом, например:

СОГЛАСОВАНО