20. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1. | прием, регистрация запросов и передача на исполнение в профильное структурное подразделение |
2. | анализ тематики поступивших запросов |
3. | подготовка и направление ответов пользователям |
Блок - схема последовательности административных процедур приведена в приложении N 7 к настоящему Административному регламенту.
21. Административная процедура "Прием, регистрация запросов и передача на исполнение в профильное структурное подразделение".
21.1. Прием и регистрация запроса являются основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
21.2 Запросы могут поступать как по почте, так и путем подачи заявителем личного заявления. При личном обращении для получения необходимой информации посетителю предлагается заполнить анкету-заявление по установленной форме. Формы заявлений приведены в приложении N 1,2,3,4,5,6 к настоящему Административному регламенту. Запросы, поступившие по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном для письменных запросов порядке. При приеме заявления проверяется правильность и четкость изложения следующих сведений:
1) фамилия (в случае изменения фамилии указывается фамилия на момент запрашиваемых сведений), имя, отчество;
2) домашний адрес пользователя;
3) контактный телефон;
4) точность и полнота содержания заявления, хронология запрашиваемой информации. Если это заявление о предоставлении сведений о стаже работы и заработной плате, то указывается точное название учреждения, годы работы, необходимые для подтверждения, в каком структурном подразделении, в какой должности работал пользователь (указываются все перемещения за запрашиваемый период). В запросе о награждении необходимо также точно указать дату награждения. Для ускорения исполнения запроса пользователи вправе предоставить следующие документы: паспорт или другой удостоверяющий личность документ, ксерокопии трудовой книжки, удостоверения о награде, свидетельство о рождении и другие документы по мере необходимости;
5) дата заполнения заявления и личная подпись пользователя.
21.3. При отсутствии у пользователя заполненной анкеты - заявления или неправильном его заполнении, должностное лицо, уполномоченное прием заявлений, помогает пользователю заполнить заявление.
21.4. Получение документов от заинтересованных лиц фиксируется должностным лицом, уполномоченным на прием заявлений, путем введения в систему авторизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело".
21.5. При отсутствии в письменном запросе необходимых сведений для составления справки, пользователю направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные данные по запросу.
21.6. Каждый запрос проверяется на повторность поступления.
Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу, а также если пользователь не удовлетворен направленным ему ответом или не получил ответ в установленный срок. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.
21.7. Поступившие письменные запросы (заявления) регистрируются в течение 1 рабочего дня со дня поступления в установленном порядке. На каждом поступившем запросе в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, где указывается входящий N и дата поступления заявления. После этого запрос передается делопроизводственной службой директору архива или уполномоченному на то лицу для визирования и определения должностного лица, которое будет осуществлять исполнение запроса.
21.8. Общий максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня.
21.9. Результатом административной процедуры "Прием, регистрация запросов и передача на исполнение в профильное структурное подразделение" является назначение должностного лица, ответственного за анализ тематики поступившего запроса.
22. Административная процедура "Анализ тематики поступивших запросов".
22.1. Основанием для начала административной процедуры "Анализ тематики поступивших запросов" является передача запроса на исполнение должностным лицам архива, ответственным за анализ тематики поступившего запроса.
22.2. Должностные лица архива, осуществляют анализ тематики поступивших запросов, при этом определяют:
1) правомочность получения пользователем запрашиваемой информации;
2) степень полноты информации, содержащейся в запросе пользователя, необходимой для его исполнения;
3) место хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса пользователя: адреса конкретных организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя, либо установление фактов гибели документов в результате пожара, наводнения, порчи, уничтожения документов; отсутствие информации о месте хранения документов.
22.3. По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам в течение 3 рабочих дней со дня регистрации запроса направляется письмо с перечнем сведений, необходимых для исполнения запроса.