2.28 Правила организации работы с документами в Министерстве определяются Инструкцией по делопроизводству, Регламентом Правительства и настоящим Регламентом. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота - число документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период.
Работа с секретными документами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
2.29 Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Министерства оформляются на бланках в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. N 68.
2.30 Исходящие документы оформляются на бланках установленной формы, содержащих наименование Министерства, соответствующее наименованию, указанному в Положении о Министерстве труда и социального развития Республики Саха (Якутия).
2.31 На бланках территориальных органов в улусах (районах) и г. Якутске, государственных унитарных предприятий и учреждений, находящихся в ведении Министерства указывается полное наименование Министерства.
2.32 Ответственность за прием, первоначальную обработку входящих документов, а также сообщений или информаций и доведение их до исполнителей, несет Сектор учета и отправки документов министерства. За корреспонденцию, поступающую непосредственно в управление, отдел или сектор электронной почтой, факсимильной связью, ответственность несет руководитель структурного подразделения.
2.33 Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в делопроизводство или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). Телеграммы и телефонограммы и срочные документы подлежат обработке, регистрации и передаче по назначению незамедлительно. При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством министерства.
2.34 Министру передаются документы, поступившие непосредственно на его имя, правительственная почта, запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), обращения руководителей министерств и ведомств, другие документы по наиболее важным и принципиальным вопросам, относящимся к деятельности министерства. Остальные документы, в зависимости от их важности и курируемых вопросов, передаются заместителям министра.
2.35 Исходящие документы регистрируются в день подписания или утверждения в канцелярии министерства, в некоторых случаях структурными подразделениями, согласно Инструкции по делопроизводству. Отправка исходящей корреспонденции производится Сектором учета и отправки документов Министерства, в некоторых случаях структурным подразделением (с уведомлением об этом канцелярии Министерства).
2.36 Всю исходящую корреспонденцию, подлежащую отправке в тот же день, структурные подразделения министерства должны сдать в Канцелярию министерства до 14ч.30 мин. Корреспонденция, требующая оперативной доставки, отправляется телеграфной, электронной почтой, факсимильной связью и через курьера в тот же день.
2.37 Оформление и отправка фельдъегерской связью осуществляется в порядке, установленном Государственной фельдъегерской службой РФ. Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года N 221.
2.38 В соответствии с Инструкцией по делопроизводству оформленные дела подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет для текущего хранения. Организация и ответственность за текущее хранение дел возлагается на руководителей структурных подразделений и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих подразделениях.
2.39 По окончании срока текущего хранения дела (документы) подлежат передаче в Архив министерства, структурного подразделения после проведения экспертизы их ценности комиссией ЦЭК министерства или структурного подразделения в улусах и городах. Ответственность за организацию и ведение Архива министерства возлагается на Сектор учета и отправки документов министерства, а в улусных структурных подразделениях - на руководителей организаций.
2.40 Передаче в архив министерства подлежат в первую очередь дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. По результатам экспертизы ценности составляются описи дел постоянного, временного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела, сроки хранения которых истекли к 1 января года составления акта. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2005 года.