3.1. Подготовка к Собранию акционеров начинается не позднее, чем за 45 дней до даты его проведения.
3.2. На время подготовки и проведения общего собрания приказом генерального директора назначается администрация собрания акционеров (далее по тексту - администрация).
3.3. По распоряжению генерального директора администрации представляется выписка из реестра акционеров с необходимой для рассылки адресной информацией и повестка собрания с детализацией по вопросам, выносимым на голосование. Отдельно должны быть сформированы вопросы, касающиеся владельцев привилегированных акций.
3.4. В обязанности администрации входит:
а) определение лиц, ответственных за рассылку извещений об общем Собрании акционеров, регистрацию участников Собрания, подготовку и проведение голосования;
б) подготовка бланков документов, необходимых для рассылки извещений, осуществления регистрации и голосования участников Собрания;
в) подготовка памятки для акционеров, связанной с проведением очередного Собрания;
г) подготовка и рассылка извещений о проведении Собрания акционеров, ведение журнала рассылки извещений;
д) подготовка и проведение регистрации участников Собрания акционеров;
е) подготовка и проведение голосования участников Собрания акционеров, подсчет результатов голосования;
ж) прием предложений по кандидатурам в выборные органы Компании;
з) предварительное ознакомление акционеров по их просьбе с документами, подлежащими обсуждению и утверждению на Собрании акционеров;
и) предварительный сбор заявок на выступления по регламенту Собрания акционеров.
3.5. Формы документов, используемые при подготовке к проведению собрания, утверждаются Советом директоров акционерного общества. Администрация вправе использовать и другие формы документов.
3.6. Подготовка и рассылка извещений о проведении собрания акционеров осуществляется в соответствии с п. 2.3 настоящего Положения. Результаты рассылки извещений фиксируются в журнале учета рассылки извещений. В последующем журнал передается в архив акционерного общества.
3.7. В случае, когда повестка собрания акционеров включает избрание выборных органов акционерного общества или укомплектование их за счет появившихся вакансий, Администрация осуществляет прием предложений по кандидатурам в эти органы. Предложения должны быть оформлены в соответствии с положениями о соответствующих выборных органах. В противном случае предложенные кандидатуры не включаются в бюллетень для голосования.
3.8. Для организации голосования Администрация разделяет всех участников собрания - акционеров на группы, численностью не более 20 человек. В группу объединяются, как правило, акционеры, являющиеся работниками одного или нескольких подразделений предприятия. Остальные акционеры, не являющиеся работниками предприятия, разделяются на группы по усмотрению Администрации собрания. Для размещения каждой группы в зале собрания выделяется специальный сектор.
3.9. Регистрация участников собрания акционеров ведется специально назначенными регистраторами. Каждый регистратор регистрирует определенную категорию участников собрания, указанную на соответствующей табличке. Регистрация ведется в период времени, указанный в извещении о собрании.
3.10. При регистрации акционер предъявляет документ, удостоверяющий личность. Доверенное лицо предъявляет, кроме того, заверенную доверенность. Доверенность при регистрации остается у регистратора.
3.11. Регистрация участников собрания фиксируется в журнале учета участников собрания.
На отдельном листе журнала регистрируются участники собрания, размещаемые в одном секторе зала. Кроме того, доверенные лица регистрируются в отдельном журнале.
3.12. Зарегистрированному участнику собрания регистратор выдает карточку участника собрания.
3.13. По окончании времени регистрации участников собрания составляется итоговая ведомость регистрации для определения кворума собрания. Листы журнала регистрации передаются счетчикам секторов, ответственным за проведение голосования в секторах. По окончании собрания все листы журнала регистрации сшиваются в книгу и сохраняются в архиве Компании.
3.14. Счетчик сектора осуществляет предварительную подготовку ведомостей для голосования по каждому вопросу. В частности, он проставляет в них регистрационный номер каждого участника сектора и количество принадлежащих ему голосов. Указанные реквизиты он берет из листа регистрации участников собрания данного сектора.