55. Руководитель профильного структурного подразделения Службы или его заместитель обеспечивает оперативное рассмотрение запроса заявителя, доведение его до исполнителей.
56. Специалисты профильного структурного подразделения Службы осуществляют анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в Службе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.
При этом определяется:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учётом ограничений на представление сведений конфиденциального характера;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
адреса конкретных архивных учреждений автономного округа и (или) организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
57. Служба письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для его исполнения, нечётко, неправильно сформулированного запроса.
58. По итогам анализа запроса в течение 5 дней с момента поступления запроса в профильное структурное подразделение Службы выполняется одно из следующих действий:
при наличии запрашиваемых сведений в архивных учреждениях автономного округа специалисты профильного структурного подразделения Службы начинают работу по исполнению запроса;
при отсутствии запрашиваемых сведений в архивных учреждениях автономного округа специалисты профильного структурного подразделения Службы информируют об этом автора запроса и при необходимости дают рекомендации по их дальнейшему поиску;
при отсутствии у автора запроса права на получение запрашиваемых сведений специалисты профильного структурного подразделения Службы дают мотивированный отказ в получении запрашиваемых сведений и разъясняют автору запроса дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.