80. Одновременно с направлением запроса на исполнение в архивные учреждения и (или) организации Служба письменно уведомляет об этом Федеральное архивное агентство.
81. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Службой по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.
82. В случае, если запрос поступил из Федерального архивного агентства, ответы направляются непосредственно в его адрес или адрес, указанный Федеральным архивным агентством в сопроводительном письме к запросу.
83. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств-участников СНГ, осуществляется централизованно через МИД России.
84. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Службой в МИД России.
85. В случае исполнения запроса несколькими организациями все полученные от организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо отрицательные ответы Служба с сопроводительным письмом направляет в МИД России.
86. Организации, исполняющие полученные от Службы и непосредственно из-за рубежа запросы, осуществляют в установленном порядке регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов. По результатам организации готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
87. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, подготовленные организациями, расположенными на территории автономного округа (кроме Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа и архивных учреждений автономного округа) и требующие проставления апостиля, направляются в Службу вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами оттисков печатей.
88. После проставления апостиля Служба направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.
89. Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учёбе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного муниципального архива или органа, организации.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, муниципальных архивов) или печатью организации.
В случае подготовки архивной справки организацией её текст должен оформляться на бланке организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются. Архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, на ней проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя организации.
90. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется гербовой печатью или печатью организации.
91. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
92. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и о результатах рассмотрения проинформированы Федеральное архивное агентство или МИД России.