Для получения разъяснений по вопросам формирования и ведения Реестра юридические или физические лица обращаются письменно в Службу и (или) устно по телефону в Отдел.
Основными требованиями, предъявляемыми к предоставлению разъяснений, являются: актуальность, своевременность, чёткость в изложении материала, полнота консультирования, удобство и доступность.
Разъяснения могут предоставляться Отделом в устной и (или) письменной форме.
Должностное лицо, осуществляющее устное разъяснение, должно принять все возможные меры для ответа, в том числе с привлечением других сотрудников.
В случае устного обращения Заявителя, если подготовка ответа требует продолжительного времени, должностное лицо, осуществляющее устное разъяснение, должно предложить Заявителю обратиться письменно либо согласовать другое удобное для Заявителя время для проведения разъяснений.
Письменное разъяснение предоставляется Отделом при обращении Заявителя в Службу письменно путём почтового отправления.
При письменном обращении разъяснение предоставляется Отделом в течение 30 календарных дней, со дня регистрации документов в Службе.
Ответ на запрос дается в простой, чёткой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя. Ответ направляется почтой.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Службы подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа, в который позвонил Заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок. По окончании разъяснений должностное лицо должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать).
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведён) на другое должностное лицо или обратившемуся гражданину должен быть сообщён телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.