36. Основанием для начала процедуры подготовки и оформления результата предоставления государственной услуги является получение ответственным исполнителем запроса и указаний по его исполнению.
37. По итогам анализа тематики поступившего в адрес службы запроса ответственный исполнитель в течение 5 рабочих дней с момента поступления в профильное структурное подразделение службы:
при наличии архивных документов, необходимых для исполнения запроса в Государственном архиве автономного округа, приступает к исполнению данного запроса;
при выявлении факта хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, в других архивных учреждениях автономного округа и (или) организациях направляет запрос по принадлежности.
38. В случае отсутствия архивных документов, необходимых для исполнения запроса, в Государственном архиве автономного округа ответственный исполнитель готовит проект письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в другие архивные учреждения автономного округа и (или) организации.
39. В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, ответственный исполнитель готовит проект письма в соответствующие организации и копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
40. В случае если запрос не может быть исполнен, ответственный исполнитель готовит проект информационного письма с объяснением причин невозможности исполнения данного запроса (отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость представления дополнительных сведений и т.д.).
При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений автономного округа, архивных учреждений других субъектов Российской Федерации и (или) организаций.
41. В случае отказа в предоставлении государственной услуги ответственный исполнитель, установивший основание для отказа в предоставлении государственной услуги, формирует на официальном бланке службы письменное уведомление заявителю с обоснованием причин отказа.
42. При отсутствии у заявителя права на получение запрашиваемых сведений ответственный исполнитель дает мотивированный отказ в получении запрашиваемых сведений и разъясняет заявителю дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Максимальный срок выполнения действия составляет 3 рабочих дня.
43. Ответственный исполнитель передает результат предоставления государственной услуги для рассмотрения должностному лицу, ответственному за организацию предоставления государственной услуги.
Должностное лицо, ответственное за организацию предоставления государственной услуги, после рассмотрения передаёт результат предоставления государственной услуги на подпись руководителю службы.
Максимальный срок выполнения действия составляет 3 рабочих дня.
44. Подготовленная по запросу информация в течение 2 рабочих дней подписывается руководителем службы.
45. При наличии замечаний подготовленная по запросу информация возвращается на доработку ответственному исполнителю, дорабатывается в течение одного рабочего дня и передаётся на рассмотрение должностному лицу, ответственному за организацию предоставления государственной услуги, после чего передаётся на подпись руководителю службы.
46. Текущий контроль над своевременностью подготовки информации по запросу осуществляется должностным лицом, ответственным за организацию исполнения государственной услуги.
47. Архивные учреждения автономного округа и (или) организации по результатам рассмотрения запросов, поступивших от службы, готовят:
информационные письма с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
информационные письма об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляют их в адрес заявителя.
48. Служба в случае необходимости вправе запрашивать у архивных учреждений автономного округа и (или) организаций-исполнителей по запросу копии писем о результатах рассмотрения запросов заявителей.
49. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах его рассмотрения.
50. Общая продолжительность исполнения административной процедуры составляет не более 30 дней с момента регистрации запроса в службе.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов по поступившему запросу срок его рассмотрения может быть продлен руководителем службы не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.