По итогам анализа тематики поступившего в адрес Службы запроса специалисты профильного структурного подразделения Службы в течение 5 дней с момента поступления в профильное структурное подразделение Службы:
при наличии архивных документов, необходимых для исполнения запроса в Государственном архиве автономного округа, приступают к исполнению данного запроса;
при выявлении факта хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, в других архивных учреждениях автономного округа и (или) организациях направляют запрос по принадлежности.
В случае отсутствия архивных документов, необходимых для исполнения запроса в Государственном архиве автономного округа, специалисты профильного структурного подразделения Службы письменно уведомляет пользователя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в другие архивные учреждения автономного округа и (или) организации.
В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, профильное структурное подразделение Службы направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес пользователя.
В случае необходимости Служба вправе запрашивать у организаций- исполнителей по запросу копии писем о результатах рассмотрения запроса пользователя.
Архивные учреждения автономного округа и (или) организации по результатам рассмотрения этой категории запросов, поступивших от Службы готовят:
информационные письма с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
или информационные письма об отсутствии запрашиваемых сведений, с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляют их в адрес Службы.
Специалисты профильного структурного подразделения Службы анализируют сведения, полученные из других архивных учреждений автономного округа, оценивают полноту полученной информации.
Специалисты профильного структурного подразделения Службы, на основе информации, предоставленной другими архивными учреждениями автономного округа, готовят в адрес пользователя информационные письма с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий, поступивших из других архивных учреждений автономного округа.
Информационное письмо Службы с необходимыми информационными материалами направляется в адрес пользователя.
В случае, если запрос не может быть исполнен, пользователю направляется письмо с объяснением причин невозможности исполнения данного запроса (отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений и т.д.).
При этом пользователю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений автономного округа, архивных учреждений других субъектов Российской Федерации и (или) организаций.
Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах его рассмотрения.
Блок-схема последовательности действий Службы при предоставлении государственной услуги приведена в приложении N 3 к настоящему Административному регламенту.