8.3.1.1. Документы Правительства автономного округа являются государственной собственностью автономного округа и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив автономного округа.
8.3.1.2. Для хранения указанных документов и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение аппарат Губернатора автономного округа организует формирование архива Правительства автономного округа.
В архив Правительства автономного округа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 2 года после их завершения в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Правительства автономного округа, как правило, не подлежат. Они хранятся у ответственных делопроизводителей и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном настоящей Инструкцией порядке.
Передача дел в архив Правительства автономного округа осуществляется ежегодно в порядке и в сроки, определяемые приказом аппарата Губернатора автономного округа.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
Ответственность за качественную подготовку и своевременную передачу дел в архив возложена на ответственных делопроизводителей.
(абзац введен постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
8.3.1.3. При подготовке к передаче в архив Правительства автономного округа дел постоянного и временного сроков хранения документы в них должны располагаться сверху вниз, т.е. документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года - первым в деле. При этом все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
В период подготовки дел к передаче в архив Правительства автономного округа специалистом службы делопроизводства, принимающим архивные дела, совместно с ответственным делопроизводителем предварительно проверяется качество их формирования, оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства автономного округа.
При обнаружении в делах неисправимых повреждений документов составляется акт. Дела, оформленные с нарушением установленных требований, на архивное хранение не принимаются. Дела и документы возвращаются для устранения ответственным делопроизводителем в 10-дневный срок всех выявленных при проверке недостатков в формировании и оформлении дел. В исключительных случаях утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.
(пп. 8.3.1.3 в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
8.3.1.4. Прием каждого дела производится в присутствии ответственного делопроизводителя. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, принимающего дела в архив Правительства автономного округа, и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Правительства автономного округа передаются регистрационные картотеки на документы и (или) базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, конвертированные (преобразованные) в структурированный вид текстового формата. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются ответственными делопроизводителями с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Правительства автономного округа (ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу несет подразделение, передающее документы).
Если при передаче дел обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих документов. Причины их отсутствия отражаются в прилагаемой к акту приема-передачи справке ответственного делопроизводителя.
(абзац введен постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
8.3.1.5. В случае ликвидации соответствующего секретариата или основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа ответственный делопроизводитель в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы Правительства автономного округа в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства автономного округа независимо от сроков хранения на основании акта приема-передачи.
При реорганизации, сопровождающейся передачей полномочий, все имеющиеся документы и дела передаются по акту руководителю или ответственному делопроизводителю структуры, принимающей полномочия, с участием представителя службы делопроизводства. Акт приема-передачи подписывается руководителем службы делопроизводства и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
8.3.1.6. Дела постоянного хранения через 10 лет передаются на постоянное хранение в государственный архив автономного округа в соответствии с Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе".
Дела по личному составу находятся в архиве Правительства автономного округа в течение 75 лет.
8.3.1.7. Подготовка документов и дел к передаче в архив Правительства автономного округа и на уничтожение предусматривает проведение ответственными делопроизводителями комплекса работ, включая:
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел и подготовку к передаче в архив Правительства автономного округа;
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;