4.1. Служебное удостоверение является документом строгой отчётности, имеет порядковый номер регистрации.
4.2. Лица, замещающие государственные должности, должности гражданской службы, обязаны обеспечить сохранность служебного удостоверения.
4.3. Служебное удостоверение не подлежит передаче третьим лицам.
4.4. Государственные органы ежегодно (до 20 февраля года, следующего за отчетным годом) представляют в аппарат Губернатора автономного округа на бумажном и электронном носителях (в формате MS Excel):
- сведения о действующих служебных удостоверениях согласно приложению N 4 к настоящему Положению;
- сведения об уничтоженных в отчетный период служебных удостоверениях согласно приложению N 5 к настоящему Положению.
4.5. Хранение и уничтожение служебных удостоверений и (или) внутренних вклеек служебных удостоверений обеспечиваются ответственными за учёт и выдачу служебных удостоверений. Служебные удостоверения до момента выдачи или подлежащие уничтожению хранятся в несгораемых шкафах.
4.6. Недействительные служебные удостоверения ежегодно (до 20 января года, следующего за отчетным годом) уничтожаются комиссией по уничтожению служебных удостоверений, состав которой утверждается правовым актом государственного органа, что оформляется актом, утвержденным руководителем государственного органа. Дата, номер акта заносятся в книгу учёта выданных служебных удостоверений. Копия акта об уничтожении служебных удостоверений в течение 10 календарных дней направляется в аппарат Губернатора автономного округа. Уничтожению подлежат внутренние вклейки служебных удостоверений и пришедшие в негодность, потерявшие надлежащий вид обложки служебных удостоверений.
Пригодная для дальнейшего применения обложка служебного удостоверения остается у ответственного за учет и выдачу служебных удостоверений и используется при изготовлении и оформлении новых служебных удостоверений.