4.1. Общий порядок формирования дел определяется Инструкцией по делопроизводству исполнительного органа. В настоящем разделе отражены моменты формирования дел в случае наличия допускаемых расхождений номенклатуры дел исполнительного органа и Типовой номенклатуры.
4.2. В случае отсутствия в номенклатуре исполнительного органа соответствующего подчиненного индекса допускается оформлять документы в дела с индексом, отличным от указанного в регистрационном номере, но в пределах данного базового индекса.
Например, документ, отнесенный автором к подчиненному индексу 01-12-02 "Переписка с Федеральным Собранием РФ по основным вопросам деятельности", формируется в дело 01-12 "Переписка с федеральными органами власти".
4.3. В случае наличия дополнительной детализации (подчиненных индексов) базового индекса в номенклатуре исполнительного органа, отсутствующей в Типовой номенклатуре, допускается разнесение документов в дела подчиненных индексов в пределах одного базового индекса.
Например, документ, отнесенный автором к базовому индексу 01-15 "Переписка с органами местного самоуправления в автономном округе по основным вопросам деятельности", формируется в дело 01-15-01 "Переписка с органами местного самоуправления в автономном округе по вопросам здравоохранения".
4.4. Отнесение документа в дело с базовым индексом, отличным от базового индекса, указанного в регистрационном номере, запрещается.