3.1. При регистрации правовых актов, наименование вида которых полностью или за исключением слов "по основному виду деятельности" соответствует наименованию соответствующего индекса номенклатуры дел, в составе регистрационного номера может не использоваться номер индекса по номенклатуре дел. Идентификация правового акта в этом случае осуществляется по виду документа и его порядковому номеру в пределах учетного года.
3.2. Для правовых актов аналогичного вида, но принимаемых по частным или специфическим вопросам деятельности исполнительного органа, в составе регистрационного номера также может не использоваться номер индекса по номенклатуре дел. В этом случае порядковый номер должен быть дополнен дополнительной литерой. Правило формирования регистрационного номера для данных правовых актов должно быть определено в Инструкции по делопроизводству исполнительного органа.
3.3. Для иных документов, за исключением писем, применяется следующий порядок формирования регистрационного номера:
- для документов, наименование вида которых полностью совпадает с наименованием соответствующего индекса номенклатуры дел, номер индекса может не использоваться;
- для документов с различающимися наименованиями вида и соответствующего индекса номенклатуры дел номер индекса должен использоваться.
3.4. При регистрации поступающей, отправляемой и внутренней корреспонденции индекс номенклатуры дел обязательно включается в состав регистрационного номера.
3.5. При включении номера индекса номенклатуры дел в состав регистрационного номера номер индекса и порядковый номер документа разделяются косой чертой. Рекомендуемой последовательностью является предшествование номера индекса порядковому номеру документа.
3.6. Номеру индекса должен предшествовать без разделяющих символов код исполнительного органа по перечню исполнительных органов. Незначащий ноль в коде исполнительного органа может быть опущен.
Для внутренних документов, весь цикл движения которых ограничен структурой одного исполнительного органа, код исполнительного органа может не указываться.
3.7. Составной индекс номенклатуры дел с включением кода исполнительного органа является индикатором для участников системы электронного документооборота и делопроизводства о включении документа в состав информационного ресурса общей базы.
3.8. Допускается использование дополнительных символов - цифр и знаков препинания, размещаемых после порядкового номера документа, в целях отражения взаимосвязи документов.
Дополнительные нецифровые символы, отражающие должность и личность подписавшего документ, место регистрации и другие переменные обстоятельства, размещаются в правой части регистрационного номера через дефис. Данные символы могут не отражаться в учетных данных документа при их указании на оригинале.
3.9. Размещение нецифровых символов в начале регистрационного номера не допускается.