2.1. Номенклатура дел исполнительного органа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства формируется на основе многоуровневой Типовой номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - Типовая номенклатура).
2.2. В номенклатуре дел под указанием наименования исполнительного органа на следующей строке в скобках должен быть указан код исполнительного органа по перечню исполнительных органов. Указание кода исполнительного органа является признаком участника системы электронного документооборота и делопроизводства.
2.3. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа являются наименования его структурных подразделений или коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на него, с возможным выделением раздела "Руководство", определяемым как первый раздел номенклатуры дел. В случае отсутствия раздела "Руководство" первым аналогичным по содержанию является раздел структурного подразделения исполнительного органа, ответственного за документационное обеспечение исполнительного органа и организацию его делопроизводства.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 01.08.2012 N 614-П)
Дела постоянно действующего коллегиального органа группируются и включаются в номенклатуру дел того исполнительного органа, на который возложены обязанности по обеспечению его деятельности, в виде отдельного раздела. При наличии нескольких таких коллегиальных органов дела каждого из них группируются в отдельный раздел с указанием его наименования.
(абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 01.08.2012 N 614-П)
Документы коллегиальных органов, действующих на временной основе и/или не имеющих утвержденного состава, а также организованных для реализации разовых задач, регистрируются и относятся к индексам номенклатуры дел автора документов вне зависимости от места их подготовки.
(абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 01.08.2012 N 614-П)
2.4. В обязательном порядке в первом разделе учитываются документы:
- поступившие на имя руководителя или в адрес исполнительного органа;
- отправляемые от имени исполнительного органа, руководителя исполнительного органа или лица, исполняющего его обязанности;
- правовые акты и другие документы исполнительного органа, подписанные руководителем исполнительного органа или лицом, исполняющим его обязанности.
2.5. Допускается учитывать указанные в пункте 2.4 документы по вопросам кадрового и бухгалтерского учета в иных разделах (соответствующих структурных подразделениях исполнительного органа) под другими индексами по установленным правилам кадрового и бухгалтерского делопроизводства, если требуемые индексы отсутствуют в Типовой номенклатуре.
2.6. При размещении подлинников указанных в пункте 2.4 документов и, следовательно, формировании соответствующих дел в других структурных подразделениях исполнительного органа их реальное местонахождение указывается в графе "Примечание" номенклатуры дел исполнительного органа.