2.6.1. Учёт и регистрацию дел об административных правонарушениях осуществляет ответственный специалист Департамента, назначаемый приказом Департамента.
2.6.2. Дела об административных правонарушениях формируются из документов и материалов, которые имеют непосредственное отношение к данному делу (далее - материалы дела). Материалы в деле располагаются в хронологической последовательности принятия и поступления.
2.6.3. Оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплёт дела;
- сквозную нумерацию листов дела;
- составление внутренней описи дела. Форма описи материалов дела - приложение N 1 к настоящему Регламенту.
2.6.4. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
2.6.5. Реквизиты обложки дела (тома, части) включают:
- учётный номер дела (тома, части);
- наименование лица, в отношении которого возбуждено дело;
- пункты и номера статей законодательного акта, по признакам нарушений которых возбуждено дело;
- краткое изложение существа нарушения;
- дату возбуждения дела и дату закрытия дела;
- количество листов в деле.
Форма титульного листа административного дела - приложение N 42 к настоящему Регламенту.
2.6.6. В отдельные тома помещаются документы и материалы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, и имеющие гриф "Коммерческая тайна", нанесённый в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Указанная информация не подлежит разглашению и передаче другим лицам, органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
2.6.7. Документы и материалы, приобщаемые к делу, представляются лицами, участвующими в деле, в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.
2.6.8. Материалы дел об административных правонарушениях хранятся у ответственного специалиста, материалы завершённых дел об административных правонарушениях и судебных дел, хранятся в архиве Департамента не менее 3 лет.
2.6.9. Хранение дел осуществляется таким образом, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа к материалам посторонних лиц.
2.6.10. С материалами дел, содержащими сведения конфиденциального характера, уполномоченные должностные лица Департамента обращаются в соответствии со Сводным перечнем сведений конфиденциального характера, используемых в деятельности исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственных им учреждений, утверждённым постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 мая 2010 года N 227-А.(с изм. от 17.09.2010 N 272)
2.6.11. Передача материалов дел из одного структурного подразделения Департамента в другое осуществляется с сопроводительной служебной запиской на основании мотивированного письменного запроса руководителя структурного подразделения Департамента. После ознакомления материалы дела должны быть незамедлительно возвращены с сопроводительной служебной запиской ответственному специалисту.
2.6.12. Дела об административных правонарушениях могут быть представлены для ознакомления только лицам, участвующим в деле, и членам комиссии (рабочей группы).
2.6.13. Судебные дела для ознакомления специалистам Департамента и иным лицам представляются только с письменного разрешения (согласия) директора Департамента.
2.6.14. В каждом томе (части) дела ведётся лист ознакомления с делом. По окончании ознакомления с материалами дела в листе ознакомления лицо, ознакомившееся с материалами дела, делает соответствующую запись. Ознакомление с материалами дела допускается только в помещении Департамента. Форма листа ознакомления с материалами дела - приложение N 2 к настоящему Регламенту.
2.6.15. В целях учета документов, предусмотренных данным административным регламентом ведется реестр учета документов, выносимых при исполнении административных процедур, как в бумажном, так и в электронном виде сотрудниками отдела Департамента ответственными за данное направление деятельности. Форма Реестра - приложение N 40 к настоящему Регламенту.