50. Основанием для начала исполнения государственной функции является личное обращение гражданина в исполнительный орган или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов или от должностных лиц для рассмотрения по поручению.
51. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином или его представителем, поступить по почте, телеграфу, по информационным системам общего пользования (электронная почта, факс, на сайт в Интернете) и подлежит рассмотрению в следующем порядке:
- обращение, поступившее по электронной почте, переводится на бумажный носитель, далее исполняется как письменное обращение с обязательной регистрацией;
- обращение, поступившее по факсу, исполняется как письменное обращение;
- обращение, поступившее на официальный сайт исполнительных органов, подлежит рассмотрению в соответствии с действующим законодательством автономного округа и настоящим Административным регламентом.
52. При приёме и первичной обработке документов, присланных по почте:
- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки - возвращаются невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- раскрываются конверты, проверяется наличие в них документов и правильность их оформления (наличие реквизитов "Адресат" и "Подпись").
53. На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем структурном подразделении исполнительного органа, второй приобщается к поступившему обращению.
54. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие подобные приложения к письму) скрепляются впереди текста письма. В случае отсутствия самого текста письма специалистом исполнительного органа, принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма в адрес руководителя исполнительного органа нет", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам.
Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения граждан, сохраняются вместе с обращениями.
55. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), специалист, ответственный за приём документов должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему непосредственному начальнику. Последний в свою очередь обязан проинформировать о таких фактах обнаружения руководителя исполнительного органа либо его заместителей и соответствующую службу безопасности с обязательной изоляцией почтового отправления.
56. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя руководителя исполнительного органа, его заместителей передаются адресату невскрытыми.
В случае, если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в структурное подразделение исполнительного органа, ответственного за приём документов.
Руководитель исполнительного органа, его заместители могут назначить ответственное лицо, уполномоченное на вскрытие конвертов с пометкой "лично", поступившие в их адрес. (абз. в ред. от 05.08.2010 N 166-П)
57. Приём письменных обращений непосредственно от граждан производится в соответствующем структурном подразделении исполнительного органа в рабочее время.
По просьбе обратившегося гражданина ему выдаётся расписка с указанием даты приёма обращения и количества принятых листов. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
58. Обращения граждан, поступающие при проведении личного приёма должностными лицами во время организованных "горячих линий", а также с "прямых" эфиров на радио и телевидении, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
59. На письменных обращениях граждан, принятых на личном приёме, делается отметка "Письмо оставлено на приёме". Данные обращения передаются на регистрацию и рассматриваются в установленном настоящим Административным регламентом порядке как письменные обращения.
60. Делопроизводство и контроль за деятельностью по рассмотрению обращений граждан в исполнительных органах осуществляет структурное подразделение по работе с обращениями граждан либо специалисты, ответственные за организацию работы с обращениями граждан, с включением соответствующих обязанностей в их должностные регламенты.
Делопроизводство в части рассмотрения обращений граждан ведётся отдельно от других видов делопроизводства.