61. Все письменные обращения, поступившие от граждан, подлежат обязательной регистрации в соответствующем структурном подразделении исполнительного органа (далее - ответственное структурное подразделение), как правило, в течение рабочего дня, но не более трёх дней с даты поступления.
62. Поступившие в ответственное структурное подразделение обращения регистрируются в электронной системе делопроизводства и документооборота (далее - ЭСДД).
В правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп с наименованием исполнительного органа. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Не подлежат регистрации стандартные поздравительные открытки, приглашения, газетные вырезки. (с изм. от 18.06.2009 N 320-А)
63. При регистрации в ЭСДД вносится следующая информация о поступившем обращении:
- дата поступления обращения;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество (при наличии), категория заявителя, место его проживания (адрес);
- данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;
- тема (темы) обращения;
- данные о наличии приложений.
Датой поступления считается дата, указанная на штампе исполнительного органа.
Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чём делается отметка в базе данных ЭСДД.
64. После занесения всех необходимых реквизитов в ЭСДД распечатывается регистрационно-контрольная карточка (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту) в одном экземпляре и вместе с обращением передаётся руководителю структурного подразделения исполнительного органа, ответственного за рассмотрение обращений граждан.
65. Обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истёк установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные (три и более раз) - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.
66. Если обращение переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль".
67. Обращения депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти и местного самоуправления ставятся на контроль и разрешаются в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
68. Результатом выполнения действий по регистрации обращений является регистрация обращения в электронной системе делопроизводства и документооборота и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.