3.1.Последовательность административных действий (процедур)
Исполнение государственной услуги по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:
прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
регистрация и аннотирование поступивших обращений;
рассмотрение обращений граждан;
оформление ответа на обращение граждан;
организация личного приема граждан;
предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения.
3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
3.2.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Министерство или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения в соответствии с компетенцией.
3.2.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, по факсу, по электронной почте, по телеграфу.
3.2.3. Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в организационный отдел Министерства к специалисту, ответственному за прием и регистрацию документов.
3.2.4. Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов:
проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, к тексту письма прилагает конверт;
прикладывает к письму поступившие документы и материалы.
3.2.5. Обращения с пометкой "лично" передаются адресатам невскрытыми.
В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации.
3.2.6. Обращения, поступившие по электронной почте, распечатываются на бумажный носитель и подлежат рассмотрению в соответствии с настоящим Административным регламентом.
Обращения, поступившие по факсу, принимаются и рассматриваются в соответствии с настоящим Административным регламентом.
3.3. Регистрация и аннотирование поступивших обращений
3.3.1. Поступившие в Министерство обращения граждан регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции (далее - журнал регистрации) в день поступления.
3.3.2. Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов:
на лицевой стороне первого листа письма в правом нижнем свободном углу проставляет регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла письма;
в журнале регистрации корреспонденции указывает фамилию и инициалы гражданина (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то такое обращение считается коллективным и регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
если письмо переслано, то указывает откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
отмечает тип обращения;
кратко формулирует суть предложения, заявления или жалобы.