3.1. Предоставление государственной услуги включает следующие административные процедуры:
1) работа с обращениями:
- прием и регистрация обращения;
- рассмотрение и подготовка ответа на обращение;
- направление ответа заявителю;
2) личный прием граждан.
Блок-схема предоставления государственной услуги приводится в приложении 2 к настоящему Регламенту.
3.2. Прием и регистрация обращения.
3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения в Комитет или поступление обращения с сопроводительным письмом из других государственных органов, органов местного самоуправления или от должностного лица для рассмотрения по поручению.
Обращения могут быть доставлены лично, через законного представителя, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования.
3.2.2. Обращение, поступившее в Комитет по информационным системам общего пользования, распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом.
Прием запросов по информационным системам общего пользования осуществляется ежедневно в соответствии с графиком (режимом) работы Комитета.
3.2.3. Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным пунктом 2.6 настоящего Регламента.
Регистрация обращений граждан производится сотрудником административно-правового отдела в системе электронного документооборота в день их поступления.
На обращении заявителя проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.
3.2.4. При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение, и сообщается контактный телефон Комитета (телефон для справок по обращениям граждан).
3.2.5. Обращение проверяется сотрудником административно-правового отдела на повторность, при необходимости сверяется с находящейся в архиве предыдущей перепиской.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, на которое заявителю был дан ответ в соответствии с законодательством.
3.2.6. При регистрации заполняется учетная карточка, в которой:
1) письменному обращению присваивается регистрационный номер;
2) указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес;
3) отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс). Если письменное обращение переслано из других государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, то указывается соответствующий орган или должностное лицо, от которого оно поступило, указываются дата и исходящий номер сопроводительного письма;
4) отметка о повторности обращения с указанием даты и номера направленного ранее заявителю ответа (при наличии условий, указанных в пункте 3.2.5 настоящего Регламента).
3.2.7. Результатом выполнения административной процедуры по приему и регистрации обращения является передача зарегистрированного обращения на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) Комитета в срок, не превышающий одного рабочего дня со дня поступления обращения в Комитет.
3.3. Рассмотрение и подготовка ответа на обращение.
3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление руководителю (заместителю руководителя) Комитета зарегистрированного обращения.
3.3.2. Руководитель (заместитель руководителя) Комитета в 3-дневный срок со дня регистрации обращения гражданина направляет поручения о рассмотрении обращения в структурные подразделения Комитета. Резолюция содержит указание исполнителю о сроке подготовки ответа заявителю.
В случае если в поручении о рассмотрении обращения в качестве исполнителей определены несколько структурных подразделений, подлинник обращения направляется структурному подразделению - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются структурным подразделениям - соисполнителям поручения.