7.1. При подготовке организационно-распорядительных документов государственных органов реквизиты документов оформляют с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
7.2. Порядок подготовки, оформления писем государственных органов (далее - служебные письма), а также формы бланков служебных писем государственных органов устанавливаются инструкциями по делопроизводству в государственном органе с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II Типовой инструкции и настоящим разделом.
В зависимости от расположения реквизитов могут устанавливаться два варианта бланков - угловой и продольный.
7.3. Реквизиты служебного письма и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано (начало и конец каждой строки реквизитов должны быть равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
7.4. Служебные письма готовятся в виде:
1) ответов о выполнении поручений Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми и Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми;
2) сопроводительных писем:
к проектам законодательных актов Республики Коми;
к проектам правовых актов Главы Республики Коми;
к проектам правовых актов Правительства Республики Коми;
к направляемым в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми на государственную регистрацию правовым актам государственных органов;
3) ответов на письма федеральных органов исполнительной власти, государственных органов и их территориальных органов;
4) ответов на письма иных органов и организаций, расположенных за пределами Республики Коми;
5) ответов на запросы различных организаций;
6) ответов на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции государственных органов;
7) как исходящие от государственного органа письма, содержащие запросы, предложения, обращения.
7.5. При подготовке и оформлении служебных писем на бланках установленной формы используются следующие обязательные реквизиты:
1) Государственный герб Республики Коми.
Государственный герб Республики Коми помещают на бланках документов в соответствии с Законом Республики Коми "О Государственном гербе Республики Коми";
2) наименование государственного органа на коми и русском языках.
Наименование государственного органа должно соответствовать его наименованию, указанному в утвержденном положении об этом государственном органе.
При наличии сокращенного наименования государственного органа оно помещается в скобках ниже полного наименования;
3) справочные данные о государственном органе, включающие: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению государственного органа (номера факсов, телексов, адрес электронной почты);
4) дата и регистрационный номер документа.
Указанный реквизит располагается в одну строку.
Дата письма проставляется после подписания документа. При подготовке проекта письма печатается только обозначение месяца и года. Дату письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: "14.03.2005 г.". Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "14 марта 2005 г.".
Регистрационный номер документа состоит из символа "N ", его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Если регистрационный номер является исходящим номером, то регистрационный номер проставляется после подписания служебного письма. Если регистрационный номер является входящим номером, то регистрационный номер впечатывается в реквизиты бланка проекта письма;
5) регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.