8.1. Движение документов в государственном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
8.2. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
8.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в государственном органе, регламентируются инструкцией по делопроизводству в государственном органе.
Общие требования к организации документооборота и исполнения документов, установленные настоящим разделом, не распространяются на организацию работы с обращениями граждан.
8.4. Документы, поступающие в государственный орган на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
К документу прикладывается конверт:
1) при отсутствии на документе адреса отправителя;
2) при получении документов из судебных органов;
3) при получении документов, отправленных заказными письмами, в том числе с уведомлением о вручении письма.
8.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, передается на регистрацию в службу ДОУ.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются службой ДОУ.
8.6. Документы в электронном виде, поступающие в государственный орган, принимаются лицом, ответственным за прием информации в электронном виде, и передаются на регистрацию в службу ДОУ.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству государственного органа с учетом функционирующих в государственном органе технических и программных средств.
8.7. Документы, указанные в пунктах 8.4 - 8.6 настоящего раздела, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование государственного органа, дату поступления документа и регистрационный номер.
В случае получения документа, срок исполнения которого исчисляется часами либо срок исполнения которого уже истек, в регистрационном штампе проставляется время поступления соответствующего документа.
8.8. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководству государственного органа.
Рассмотренные руководством государственного органа документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции и документ передается на исполнение согласно резолюции.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
8.9. Документы для отправки передаются оформленными (с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку) и зарегистрированными.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка документов к ранее направленному документу осуществляется в том же порядке, что и направление основного документа.
8.10. Оттиск печати государственного органа ставится на документах государственных органов, их копиях в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в государственном органе. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
8.11. В случае необходимости представления копии заверенного документа государственного органа на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют подтверждающую соответствие копии документа подлиннику заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
"Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись И.О. Фамилия