4.1. Подготовленному электронному документу присваиваются реквизиты, однозначно определяющие организацию-отправителя и сам электронный документ (дата, регистрационный номер). Указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части электронного документа.
4.2. Подготовленный электронный документ, заверенный электронной цифровой подписью уполномоченных сотрудников Участника СЭД, передается оператору АРМ обмена электронных документов.
4.3. Оператор АРМ обмена электронных документов ведет журнал учета отправки электронных документов и получения данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить обязательные реквизиты электронных документов, используемых в целях учета и поиска документов согласно приложению к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.
4.4. Оператор АРМ обмена электронными документами обязан перед отправкой:
1) проверить подлинность электронной цифровой подписи на электронном документе;
2) проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;
3) сверить полномочия сотрудников, сформировавших электронную цифровую подпись в соответствии с реестром уполномоченных сотрудников, находящимся по адресу https://ca.rkomi.ru;
4) сохранить отправляемые электронные документы с электронной цифровой подписью в архиве;
5) заверить (подписать) отправляемые электронные документы своей электронной цифровой подписью, используя свой закрытый ключ электронной цифровой подписи.
В случае положительного результата произведенных проверок оператор АРМ обмена электронными документами в течение пяти минут с момента получения данного документа производит его отправку. В случае обнаружения ошибок при проверке электронного документа оператор АРМ обмена электронными документами в течение одного часа с момента получения данного документа извещает администратора обмена электронных документов и уполномоченных сотрудников Участника СЭД, заверивших данный электронный документ.
4.5. Отправка электронного документа может осуществляться также непосредственно адресатом (исполнителем) электронного документа при условии выполнения им требований пунктов 4.3, 4.4 настоящих Правил.