Исполнение государственной функции включает в себя отдельные административные процедуры согласно общей блок-схеме, указанной в приложении к Административному регламенту.
3.1. При регистрации и исполнении письменного обращения гражданина выделяют следующие административные процедуры:
- приём и регистрацию письменного обращения;
- направление обращения директору (в случае его отсутствия - заместителю директора) департамента;
- рассмотрение обращения;
- направление ответа гражданину;
- работу с обращениями, поставленными на контроль;
- оформление и хранение дела по обращению.
3.1.1. Приём и регистрация письменного обращения
Основанием для начала административной процедуры является поступление в департамент письменного обращения от гражданина.
Обращение может поступить в департамент образования одним из следующих способов:
- почтовым отправлением;
- посредством факсимильной связи;
- посредством фельдъегерской связи;
- по электронной почте;
- доставлено лично гражданином или его представителем.
Если при поступлении письменного обращения на адрес электронной почты гражданином указан адрес электронной почты, ему по этому адресу направляется уведомление о приёме обращения или о мотивированном отказе в рассмотрении, после чего обращение распечатывается на бумаге, и дальнейшая работа с ним ведётся как с письменным обращением.
В общем отделе департамента осуществляется проверка обращения, которое должно содержать:
- наименование государственного органа, в который направлено письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество или должность соответствующего должностного лица;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;
- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;
- суть предложения, заявления или жалобы;
- личную подпись и дату.
Если обращение подписано двумя и более авторами, оно считается коллективным.
В трёхдневный срок общий отдел департамента регистрирует соответствующее требованиям обращение путём внесения данных в регистрационную карточку автоматизированной системы. Регистрационная карточка обращения гражданина состоит из двух частей: регистрации и исполнения.
В первой части отражается информация о поступившем обращении. При регистрации обращения вводится информация о гражданине, направившем обращение, сопроводительном письме из организации, предварительно рассматривавшей данное обращение, тематике обращения, адресате обращения, краткое содержание обращения.
В автоматизированной системе проверяются обращения граждан на повторность, в регистрационной карточке отмечаются предыдущие обращения.
3.1.2. Направление письменного обращения на рассмотрение директору