Точный
Действующий

О системе организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области

Сводный отчет по результатам аудита оценки состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО

по состоянию на ___________ 20___г.

(месяц года)


Данные отчета

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Дата проведения аудита

Количество пройденных шагов

Общая
 оценка

Динамика общей оценки (в баллах) по сравнению с предыдущим периодом

Приложение 14

к Методическим рекомендациям

Примерный классификатор предметов

Категория предметов

Регулярность
 использования

Состояние предметов

Вариант решения по дальнейшему использованию

"Ненужные"

ни разу;

 не чаще одного раза за последние 6 - 12 месяцев

исправные, "нужные", но не используемые при выполнении бизнес-процессов ОИВ ЯО или СППО;

 цель применения неизвестна;

 сломанные, устаревшие, с истекшим сроком использования;

 неисправные, поврежденные, требующие ремонта;

 избыточное количество "нужных";

 документация, своевременно не сданная в архив;

 лишняя мебель

хранить до списания в специально отведенном месте;

 передать (в архив, на склад, в другой ОИВ ЯО или СППО);

 передать на баланс Правительства области, другого ОИВ ЯО;

 уничтожить;

 утилизировать

"Ненужные срочно"

не чаще одного раза за последние 2 - 6 месяцев;

 не чаще одного раза в месяц

исправные, редко используемые при выполнении бизнес-процессов ОИВ ЯО или СППО

обеспечить визуальный контроль, хранить в рабочем пространстве для использования при необходимости

"Нужные"

еженедельно;

 ежедневно;

 ежечасно

постоянно необходимые для выполнения бизнес-процессов ОИВ ЯО или СППО

обеспечить визуальный контроль, хранить на рабочем месте или вблизи от него

Приложение 15

к Методическим рекомендациям

Примерный лист контроля сортировки

Цель: обеспечить исследование рабочего пространства (в том числе рабочих мест), в котором проводится сортировка.

Механизм:

1. Исследовать всё, что расположено в рабочем пространстве (по листу контроля сортировки).

2. Обнаружив предмет, который не имеет отношения к рабочему пространству (в том числе рабочим местам), прикрепить к нему "красный ярлык", внести в таблицу бланка "Список "ненужных" предметов".

Действия:
 1. Осмотреть следующие места:
 - полы;

 - проходы;

 - поверхности рабочих столов;

 - поверхности других столов;

 - лестницы;

 - углы;
пространство за столами и оборудованием.
 2. Выявить "ненужную" мебель:
 - стулья;

 - столы;

 - шкафы;

 - тумбочки.
 3. Выявить "ненужное" оборудование:
 - компьютеры;

 - принтеры;

 - телефоны;

 - копировальные аппараты;

 - калькуляторы;

 - прочее электрическое оборудование;

 - провода, приспособления;
приборы.

4. Выявить "ненужные" предметы на стенах:
 - устаревшая информация;

 - бесполезные стенды, доски объявлений;

 - неиспользуемая информация, в том числе статистика.
 5. Выявить "ненужные" (или избыточные) материалы:
 - бумага и папки;

 - ручки, маркеры, карандаши;

 - степлеры, линейки, ножницы;

 - скотч.
 6. Проверить места хранения (полки, шкафы, тумбочки, ящики): выявить "ненужные" документы, книги, журналы, газеты, материалы, оборудование, сувениры.
 7. Выявить другие "ненужные" предметы, например:
 - предметы кухонного обихода;

 - урны;

 - сувениры и рекламную продукцию;

 - одежду;

 - инструменты;

 - продукты питания.

Приложение 16

к Методическим рекомендациям

Форма

Список "ненужных" предметов

Дата составления списка (период проведения сортировки) __________________

Наименование ОИВ ЯО (СППО) ________________________________________