ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 июня 2005 года N 147-р
Об утверждении Инструкции о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условиях её хранения
В соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 года N 98-ФЗ "О коммерческой тайне":
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условиях её хранения.
2. Первым заместителям Губернатора, вице-губернаторам, заместителям Губернатора области, руководителям структурных подразделений Администрации области и органов исполнительной власти области организовать работу с информацией, составляющей коммерческую тайну, в соответствии с настоящей Инструкцией.
3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Губернатора области Федорова А.Г.
Губернатор области А.И. Лисицын
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Губернатора области
от 22.06.2005 N 147-р
Инструкция о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условиях её хранения
1. Общие положения
Инструкция о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условиях её хранения разработана в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 года N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".
Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации, содержащими коммерческую тайну.
2. Организация работы с документами и другими материальными носителями информации, имеющими гриф "Коммерческая тайна" ("КТ")
2.1. Организация работы с информацией, составляющей коммерческую тайну, осуществляется первыми заместителями Губернатора, вице-губернаторами, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Администрации области и органов исполнительной власти области (далее - руководители структурных подразделений).
2.2. Руководители структурных подразделений назначают лицо, ответственное за порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условия её хранения.
2.3. Документы и другие материальные носители информации, имеющие гриф "Коммерческая тайна" (далее - "КТ"), подлежат обязательной регистрации ответственным лицом. Права на информацию и порядок пользования могут оговариваться дополнительно в тексте документа и его реквизитах. Отсутствие грифа "КТ" и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что обладатель информации предусмотрел возможные последствия от свободной рассылки и несет за это ответственность.
2.4. Вся поступающая корреспонденция, имеющая гриф "КТ", принимается и вскрывается ответственным сотрудником, которому поручена работа с этой информацией. При этом проверяется количество листов и экземпляров, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При обнаружении в корреспонденции отсутствия части информации составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю.
2.5. Все входящие и исходящие документы с грифом "КТ" подлежат регистрации и учитываются по количеству листов.
2.6. Учет документов и других материальных носителей информации с грифом "КТ" ведется в журналах или картотеках отдельно от учета другой служебной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Информация, которая не подшивается в дела, учитывается в журнале учета. Движение документов и других материальных носителей информации с грифом "КТ" своевременно отражается в журналах или карточках.
2.7. На зарегистрированном документе или другом материальном носителе информации с грифом "КТ" должен быть проставлен штамп структурного подразделения, регистрационный номер и дата его поступления.
2.8. Копирование, а также производство выписок из документов с грифом "КТ" сотрудниками производится в соответствии с действующим законодательством.
2.9. Документы с грифом "КТ" после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается специальной номенклатурой дел, в которую в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы учета информации с грифом "КТ".
3. Порядок обеспечения сохранности информации, составляющей коммерческую тайну
3.1. Вся информация, составляющая коммерческую тайну, должна храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Помещения должны отвечать требованиям режима обеспечения коммерческой тайны, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них документации.
3.2. Документы и другие материальные носители информации с грифом "КТ", выдаваемые исполнителю, подлежат возврату в тот же день. При необходимости, с разрешения руководителя структурного подразделения они могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
3.3. С документацией и другими материальными носителями информации с грифом "КТ" разрешается работать только в служебных помещениях. Для работы вне служебных помещений необходимо разрешение руководителя структурного подразделения.
3.4. Документы, дела и другие материальные носители информации с грифом "КТ" могут передаваться другим сотрудникам только с разрешения руководителя структурного подразделения.
3.5. Изъятие из дел или перемещение документов с грифом "КТ" из одного дела в другое без санкции руководителя структурного подразделения запрещается.
3.6. Смена сотрудников, ответственных за порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и условия её хранения, оформляется приказом руководителя структурного подразделения. При этом в произвольной форме составляется акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый руководителем структурного подразделения.
3.7. Информация, составляющая коммерческую тайну, срок хранения которой истек, уничтожается по актам в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
4. Порядок допуска к информации, составляющей коммерческую тайну
4.1. Допуск сотрудников к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется руководителями структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны обеспечить систематический контроль за допуском к этим сведениям только тех лиц, которым они необходимы для выполнения служебных обязанностей.
4.2. Допуск сотрудников к работе с информацией, имеющей гриф "КТ", осуществляется согласно оформленному на внутренней стороне обложки дела или на отдельном листе списку за подписью руководителя структурного подразделения.
4.3. Выдача и возврат дел и других материальных носителей информации с грифом "КТ" отражаются в журнале учета и удостоверяются подписью исполнителя, ответственного за их использование.
5. Контроль за выполнением требований режима коммерческой тайны
5.1. Контроль за соблюдением режима коммерческой тайны осуществляется в целях оценки сохранности коммерческой тайны, выявления и установления причин недостатков, а также выработки предложений по их устранению.
5.2. Контроль за обеспечением режима при работе с информацией, содержащей коммерческую тайну, осуществляет руководитель структурного подразделения.
5.3. При выявлении случаев утраты документов и других материальных носителей информации или разглашения информации, составляющей коммерческую тайну, ставится в известность руководитель структурного подразделения. Для расследования указанных случаев приказом руководителя структурного подразделения создается комиссия, которая определяет соответствие содержания утраченного документа проставленному грифу "КТ" и выявляет обстоятельства утраты (разглашения). По результатам работы комиссии составляется акт.
6. Обязанности сотрудников, работающих с информацией, составляющей коммерческую тайну, и их ответственность за её разглашение
6.1. Сотрудники, допущенные к информации, составляющей коммерческую тайну, несут ответственность за точное выполнение требований, предъявляемых к ним в целях обеспечения сохранности указанной информации. До получения доступа к работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, им необходимо изучить настоящее положение. Сотрудники, допущенные к информации, составляющей коммерческую тайну, должны:
- строго хранить коммерческую тайну; о ставших им известными фактах утечки информации, составляющей коммерческую тайну, а также утраты документов и других материальных носителей информации с грифом "КТ", сообщать непосредственному руководителю;
- предъявлять для проверки по требованию руководителя структурного подразделения все числящиеся за ними документы и другие материальные носители информации с грифом "КТ", а в случае нарушения установленных правил работы с ними представлять соответствующие объяснения;
- знакомиться только с теми документами и другими материальными носителями информации и выполнять только те работы, к которым они допущены;
- строго соблюдать правила пользования документами и другими материальными носителями информации, имеющими гриф "КТ", не допускать их необоснованной рассылки;
- все полученные документы и другие материальные носители информации с грифом "КТ" немедленно вносить в соответствующие журналы и картотеки учета;
- выполнять требования режима коммерческой тайны, исключающие возможность ознакомления с документами и другими материальными носителями информации с грифом "КТ" посторонних лиц, включая и своих сотрудников, не имеющих к указанным документам прямого отношения.
6.2. Сотрудникам, допущенным к информации, составляющей коммерческую тайну, запрещается использовать её в личных целях, а также осуществлять деятельность, которая может быть использована конкурентами в ущерб владельцу данной коммерческой тайны.
6.3. Ответственность за разглашение или утрату информации, составляющей коммерческую тайну, устанавливается в соответствии с действующим законодательством.
