1.1 Архивный отдел администрации области (далее по тексту - архивный отдел) является органом администрации области, функционально подчиняется первому заместителю Губернатора области - госсекретарю.
1.2 Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Владимирской области, указами, постановлениями и распоряжениями Губернатора Владимирской области, приказами и указаниями Федеральной архивной службы России, настоящим Положением.
1.3 Архивный отдел организует выполнение возложенных на него задач непосредственно, через государственный архив Владимирской области и ведомственные архивы и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в области.
1.4 Архивный отдел является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, лицевой счет, открытый в управлении Федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации по Владимирской области, печать с изображением герба Российской Федерации и своим наименованием, штамп.
Архивный отдел может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Комитет по управлению государственным имуществом Владимирской области закрепляет за архивным отделом имущество на праве оперативного управления.
Местонахождение архивного отдела- 600017, г. Владимир, Октябрьский проспект, д. 40а.
Основными задачами архивного отдела являются:
2.1 Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Владимирской области.
2.2 Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела во Владимирской области в установленном порядке, управление государственным архивом Владимирской области, обеспечение его функционирования; организационно-методическая помощь в деятельности муниципальных архивов.
Осуществление взаимодействия с органами государственной власти, государственными учреждениями, организациями Владимирской области (далее по тексту - организации) в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи организациям в развитии и совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления; взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.
2.3 Ведение централизованного государственного, в том числе автоматизированного, учета документов Архивного фонда области; осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов.
2.4 Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Владимирской области об Архивном фонде и архивах.
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
3.1 Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в архивы области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в архивы.
3.2 Организует хранение и ведет централизованный государственный учет документов Архивного фонда области, хранящихся в государственном, муниципальных, ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках, и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральную архивную службу России. Внедряет порядок автоматизированного учета архивных документов.
3.3 Осуществляет организационно-методическое обеспечение ведомственных архивов, в том числе архивов по личному составу, и делопроизводство государственных, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами государственной власти и организациями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов и организации их работы.
3.4 Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет учет состояния и деятельности архивов области.
3.5 Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение Губернатора области проекты нормативных правовых актов по архивному делу, предложения по развитию архивной службы.
3.6 Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.
3.7 В установленном порядке решает вопросы о передаче в пределах области документов из одних архивов в другие.
3.8 В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда области.
3.9 Организует создание баз данных и архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда области.
3.10 Организует научно-исследовательскую и методическую работу государственного архива, участвует в работе зонального научно-методического совета архивных учреждений Центрального Федерального округа Российской Федерации, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.
3.11 Организует экспертизу научной и практической ценности документов в архивах области.
3.12 Проверяет выполнение государственными, а также организациями иных организационно-правовых форм на основании договоров, требований законодательства Российской Федерации и Владимирской области по вопросам архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.
3.13 Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве организаций на основе внедрения государственной системы документационного обеспечения управления.
3.14 Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.