8.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Ростобрнадзор устной или письменной заявки на личный прием.
8.2. Личный прием граждан осуществляется Руководителем по вопросам, отнесенным к ведению Ростобрнадзора. В случае необходимости на прием приглашаются руководители структурных подразделений Ростобрнадзора, в компетенции которых находятся затронутые вопросы.
8.3. Личный прием граждан осуществляются три раза в месяц по предварительной записи в соответствии с утвержденным графиком.
8.4. Информация о месте, днях и часах приема доводится до сведения граждан путем размещения на сайте Ростобрнадзора в сети "Интернет".
8.5. Запись на прием к Руководителю проводит работник, ответственный за прием документов. В просьбе о записи на прием может быть отказано, если затрагиваемый вопрос не относится к ведению Ростобрнадзора.
8.6. Предварительное собеседование с гражданами, записавшимися на прием к Руководителю, проводится заместителем Руководителя. В ходе собеседования уточняются детали проблемы, послужившей причиной обращения гражданина на прием, определяются возможные направления ее решения. Содержание устного обращения заносится в карточку учета личного приема гражданина (приложение N 5).
8.7. При обращении граждан по вопросам, не отнесенным к ведению Ростобрнадзора, заместитель Руководителя дает разъяснение, куда и в каком порядке им следует обратиться.
8.8. В случае повторного обращения работник, осуществляющий запись на прием, проводит подборку всех имеющихся в Ростобрнадзоре материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются Руководителю или заместителю Руководителя в случае проведения им предварительного собеседования.
8.9. За два дня до начала личного приема материалы по приему граждан передаются Руководителю для ознакомления и выработки проекта решения по затрагиваемым вопросам.
8.10. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.
8.11. Письменное обращение, принятое при записи на прием, в ходе предварительного собеседования или личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном настоящим Административным регламентом порядке.
8.12. По окончании приема Руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
8.13. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема или предварительного собеседования, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина (приложение N 5). В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
8.14. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
8.15. По окончании личного приема дается поручение должностному лицу о принятии необходимых мер и подготовке в определенный срок письменного ответа. Информация о принятом решении вносится в карточку учета личного приема гражданина (приложение N 5), которая передается работнику, ответственному за прием документов.
8.16. По результатам рассмотрения обращения гражданина Руководитель принимает решение о необходимости постановки на контроль исполнения поручений. Работник, осуществляющий запись на прием к Руководителю, проставляет штамп "Контроль" на карточке личного приема гражданина.
8.17. Запись на повторный прием к Руководителю осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
8.18. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
8.19. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие Руководителем решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление заявления гражданина для рассмотрения в уполномоченный орган.