7.1. Основанием для начала административной процедуры является направление по принадлежности ответственному исполнителю письменного обращения, а также необходимых для подготовки проекта ответа материалов (при их наличии).
7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.
7.3. В ответе в вышестоящие органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
7.4. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в Ростобрнадзоре.
7.5. Подлинники обращений граждан в вышестоящие органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
7.6. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие органы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
7.8. Ответы на обращения граждан подписываются Руководителем или заместителем Руководителя.
7.9. Ответы в федеральные органы об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает Руководитель, а в случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и др.) заместитель Руководителя, временно исполняющий обязанности Руководителя.
7.10. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления проекта ответа исполнитель передает подлинник обращения, все относящиеся к рассмотрению обращения материалы и проект ответа заявителю работнику, ответственному за прием документов.
7.11. Проекты ответов, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
7.12. Проекты ответов, подготовленные в соответствии с требованиями настоящего Административного регламента, представляются на подпись Руководителю или заместителю Руководителя с приложением подлинника обращения и всех материалов, относящихся к рассмотрению обращения.
7.13. Исполнитель представляет работнику, ответственному за прием документов, подписанный ответ для регистрации, снятия с контроля и направления заявителю, а также текст обращения и копию ответа на него для формирования дела.
7.14. Регистрация исходящих писем производится в автоматизированной системе учета обращений граждан. Отправление ответов без регистрации работником, ответственным за прием документов, не допускается.
7.15. Исполнитель вносит в контрольно-регистрационную форму учета обращений граждан (приложение N 4) результаты рассмотрения обращения и реквизиты исходящего письма в адрес заявителя.
7.16. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе), если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения.
7.17. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
7.18. Обращения гражданина считается рассмотренным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме по адресу, указанному в обращении.