3.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является личное обращение гражданина в Ростобрнадзор или поступление в Ростобрнадзор письменного обращения гражданина, а также поступление письменного обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.
3.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, факсу, телеграфу, электронной почте, в электронном виде на сайт Ростобрнадзора в сети "Интернет".
3.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан или их представителей производится работником, ответственным за прием документов. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа.
По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан (приложение N 1). Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
3.4. Обращения, присланные по почте, поступившие по факсу, телеграфу, электронной почте, в виде электронного обращения на сайт Ростобрнадзора в сети "Интернет" и документы, связанные с их рассмотрением, поступают работнику, ответственному за прием документов.
3.5. Работник, ответственный за прием документов, при получении письменных обращений:
3.5.1. Проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
3.5.2. Проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
3.5.3. Вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;
3.5.4. Прикладывает впереди письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);
3.5.5. В случае отсутствия самого текста в письме составляет справку (приложение N 2), которую прилагает к поступившим документам;
3.5.6. Составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма (приложение N 3). Один экземпляр указанного акта приобщается к поступившему обращению, второй - хранится у работника, ответственного за прием документов;
3.5.7. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю и принимает меры безопасности.
3.6. Работник, ответственный за прием документов при получении обращений, поступивших по электронной почте, в виде электронного обращения на сайт Ростобрнадзора в сети "Интернет":
3.6.1. Проверяет правильность адресования корреспонденции;
3.6.2. Распечатывает текст обращения на бумаге;
3.6.3. В случае отсутствия самого текста обращения (вложения) в поступившем по электронной почте сообщении составляет справку (приложение N 2), которую прилагает к поступившему сообщению;
3.6.4. Производит дальнейшую работу с данной категорией обращений как с письменными обращениями.
3.7. Поступившие в адрес Руководителя письма с пометкой "Лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются непосредственно руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция регистрируется и направляется по принадлежности для рассмотрения.
3.8. Работник, ответственный за прием документов, обязан:
3.8.1. Прочитать обращение, определить его тематику и тип, выявить поставленные заявителем вопросы;
3.8.2. Сверить указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора (при получении обращения по почте), проверить обращение на повторность, при необходимости сверить с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом. Если обращение является повторным, материалы по предыдущему обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы;
3.8.3. Зарегистрировать в автоматизированной системе учета обращений граждан. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу работник, ответственный за прием документов, ставит регистрационный штамп с отметкой о приеме, дату поступления письма и регистрационный номер. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в 3-дневный срок с момента их поступления в Ростобрнадзор.
Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения (при получении обращения по почте);
3.8.4. Заполнить контрольно-регистрационную форму учета обращений граждан (приложение N 4), в которой указывает:
фамилию, инициалы заявителя, его адрес;
дату регистрации обращения, сроки рассмотрения;