174. В ходе подготовки к личному приему граждан Ответственный сотрудник осуществляет сбор информации по заявленным гражданами вопросам (в случае, если известна суть Обращения) с целью всестороннего их изучения.
175. При необходимости получения дополнительной информации по изложенным в Обращениях вопросам Ответственный сотрудник вправе направить запросы в Органы и организации (в соответствии с компетенцией).
176. На основе анализа поступившей информации Ответственный сотрудник осуществляет формирование учетных дел обратившихся граждан и списка граждан для проведения личного приема по форме согласно приложению N 8 к Административному регламенту.
Список граждан на личный прием формируется Ответственным сотрудником из журнала записи на личный прием и включает в себя необходимую информацию о гражданине: ФИО, почтовый адрес, контактный телефон, краткое содержание вопроса, а также информацию о приглашенных для участия в личном приеме Должностных лицах, руководителях иных Органов и организаций, в компетенции которых находятся изложенные в Обращении вопросы (далее - Приглашенные должностные лица). Список формируется с учетом удаленности проживания, возраста и льгот обратившихся граждан. Каждому гражданину определяется время приема.
Учетные дела обратившихся граждан должны содержать: письменное Обращение (при наличии), представленную соответствующими Органами и организациями информацию по существу заявленного гражданином вопроса, подборку всех имеющихся материалов по предыдущим Обращениям (при повторных Обращениях граждан).
177. Список граждан, записавшихся на личный прием к Губернатору Калининградской области и заместителям председателя Правительства Калининградской области, в срок не позднее трех дней до начала личного приема передается начальником отдела писем и приема граждан руководителю секретариата Губернатора Калининградской области (руководителю секретариата заместителя председателя Правительства Калининградской области) для согласования.
Список граждан, записавшихся на личный прием к министрам Калининградской области, в срок не позднее трех дней до начала личного приема передается Ответственным сотрудником министру для согласования.
178. Согласованные списки в срок не позднее двух дней до начала проведения личного приема граждан возвращаются Ответственным сотрудникам для организации оповещения обратившихся граждан, в соответствии с указанным в списке временем рассмотрения вопроса гражданина.
179. Приглашение граждан на личный прием осуществляется Ответственным сотрудником не позднее одного дня до назначенной даты приема по телефону или телеграммой (при отсутствии номера контактного телефона гражданина).
180. Извещения Приглашенным лицам для участия в личном приеме направляются Ответственным сотрудником в установленном порядке, в том числе с использованием факсимильной связи или по телефону, не позднее одного дня до начала личного приема.
181. Приглашенные должностные лица подтверждают присутствие на личном приеме, известив Ответственного сотрудника письменно или по телефону не позднее 12.00 часов в день проведения личного приема граждан. По результатам полученных подтверждений корректируется список приглашенных лиц.