8. Правила обмена электронными документами и использования ЭЦП:
1) электронные документы должны быть подготовлены, переданы и обработаны в соответствии с главой 3 Порядка взаимодействия;
2) обмен электронными документами осуществляется в рамках СЭДО, а также по электронной почте между зарегистрированными абонентами системы;
3) электронные документы, оформленные в соответствии с главой 3 Порядка взаимодействия, признаются абонентами системы, равнозначными документам на бумажных носителях;
4) документы подготавливаются пользователями при помощи СЭДО и программно-технических средств соответствующих автоматизированных рабочих мест;
5) уполномоченные лица абонентов системы осуществляют формирование и подготовку электронных документов, их заверение ЭЦП, отправку/получение электронных документов, проверку подлинности ЭЦП на электронных документах, хранение и обработку электронных документов, их учет и регистрацию;
6) используемые абонентами системы электронные документы включают в себя содержательную и сопроводительную части;
7) оформление содержательной части электронных документов аналогично порядку подготовки документов на бумажных носителях;
8) электронный документ, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, исполнению не подлежит; абонент системы, на исполнение которому был направлен такой электронный документ, немедленно сообщает об этом абоненту системы, подготовившему электронный документ; ответственность за неисполнение или нарушение сроков исполнения электронных документов несет абонент системы, допустивший нарушение установленных требований;
9) сопроводительная часть электронного документа содержит одну или несколько ЭЦП, заверяющих содержательную часть электронного документа, другую служебную информацию (метки времени, замечания и т.д.); сопроводительная часть является неотъемлемой составной частью электронного документа и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности) и признание юридической силы электронного документа;
10) электронные документы, являющиеся основанием для совершения юридически значимых действий, заверяются ЭЦП соответствующих лиц абонентов системы, наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях;
11) электронные документы, не используемые непосредственно для совершения юридически значимых действий, могут заверяться ЭЦП лиц, ответственных за прием/отправку и (или) исполнение таких электронных документов, например, операторов АРМ обмена ЭД;
12) электронные документы, в которых проверка подлинности ЭЦП в сопроводительной части дала отрицательный результат, а также электронные документы, заверенные ЭЦП до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего сертификата ключа подписи, или в момент приостановки его действия, или после окончания срока его действия, исполнению не подлежат; абонент системы, которому на исполнение был направлен такой электронный документ, немедленно сообщает об этом абоненту системы, подготовившему электронный документ;
13) ответственность за правовые последствия, ставшие следствием исполнения электронного документа, заверенного подлинными ЭЦП, несет абонент системы, уполномоченные лица которого заверили подготовленный электронный документ;
14) при наличии в электронном документе конфиденциальной информации абоненты системы обязаны соблюдать установленные требования по защите конфиденциальной информации на всех этапах ее обработки, хранения и передачи; абонент системы, допустивший нарушения требований по защите конфиденциальной информации, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации;
15) подготовленному электронному документу присваиваются реквизиты, однозначно определяющие абонента системы и сам электронный документ (дата и регистрационный номер электронного документа); указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части электронного документа;
16) подготовленный электронный документ, заверенный ЭЦП соответствующих уполномоченных лиц абонента системы, передается оператору АРМ обмена ЭД;
17) абонент системы вправе отозвать направленный электронный документ до момента принятия его к исполнению; в случае необходимости отзыва электронного документа абонент системы направляет заверенный ЭЦП соответствующего уполномоченного лица абонента системы запрос об его отзыве; в запросе указываются основания отзыва и реквизиты, идентифицирующие отзываемый электронный документ;
18) учет электронных документов осуществляется оператором АРМ обмена ЭД путем автоматизированного ведения электронных журналов учета.
9. Перед отправкой электронного документа абоненту системы, а также при получении электронного документа оператор АРМ обмена ЭД обязан:
- проверить подлинность ЭЦП электронного документа;
- проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;
- сверить полномочия лиц, сформировавших ЭЦП;
- сохранить полученный электронный документ с ЭЦП в архиве.
10. В случае получения положительного результата проверок оператор АРМ обмена ЭД направляет электронный документ абоненту системы. Электронные документы, не прошедшие проверку, сохраняются в оригинальном виде в отдельном архиве на случай разрешения возникших конфликтных ситуаций в отношении них. В случае обнаружения ошибок при проверке электронного документа оператор АРМ обмена ЭД немедленно извещает уполномоченное лицо абонента системы, заверившее данный электронный документ.
11. Учет электронных документов ведется с обязательным указанием следующих реквизитов: даты и регистрационного номера электронного документа, номеров сертификатов ключей подписи лиц, заверивших электронный документ ЭЦП, времени формирования ЭЦП, времени отправки (получения) электронного документа, времени отправки/получения уведомления о доставке электронного документа, результатов проверки электронного документа в порядке, установленном для учета документов на бумажных носителях.
12. Абоненты системы должны обеспечить защиту учетной информации, содержащейся в электронных журналах учета, от несанкционированного доступа и воздействия, а также обеспечить надежность ее хранения; срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых электронных документов.