3.1. Архивный отдел исполняет следующие государственные функции:
3.1.1. Организация хранения архивных документов и архивных фондов.
3.1.2. Ведение государственного учета архивных документов и архивных фондов.
3.1.3. Решение в установленном порядке вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и/или муниципальных образований, а также о передаче в пределах территории области документов из одного государственного архива в другой.
3.1.4. Установление решением экспертно-проверочной комиссии архивного отдела порядка отнесения документов к составу Архивного фонда Воронежской области и экспертизы их ценности, определение категории организаций, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Воронежской области, согласование списков источников комплектования архивных учреждений области, решение вопросов об отнесении к составу Архивного фонда Воронежской области конкретных документов.
3.1.5. Обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих государственную тайну.
3.1.6. Использование архивных документов и архивных фондов.
3.1.7. Контроль выполнения организациями независимо от ведомственной подчиненности и формы собственности законодательства Российской Федерации, области и других правовых актов по вопросам архивного дела.
3.2. Архивный отдел предоставляет следующие государственные услуги:
3.2.1. Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (проставление апостиля).
3.2.2. Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области.
3.2.3. Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2.4. Осуществление экспертизы ценности документов во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов.
3.2.5. Рассмотрение обращений граждан.
3.3. Архивный отдел для решения своих основных задач исполняет и предоставляет иные функции и услуги:
3.3.1. Разработка докладов, прогнозов, утверждение планов, мероприятий в подведомственной сфере деятельности.
3.3.2. Обеспечение реализации единой государственной политики в области защиты прав юридических лиц, индивидуальных предпринимателей при осуществлении регионального государственного контроля в сфере архивного дела.
3.3.3. Составление протоколов об административных правонарушениях в порядке и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Воронежской области.
3.3.4. Выдача обязательных для исполнения организациями независимо от ведомственной подчиненности и формы собственности предписаний об устранении выявленных нарушений законодательства Российской Федерации и Воронежской области в сфере архивного дела.
3.3.5. Подготовка в установленном порядке докладов об осуществлении государственного контроля (надзора) в архивной сфере деятельности и об эффективности такого контроля.
3.3.6. Подготовка заключений по проектам нормативных правовых актов и нормативно-технических документов в части вопросов, относящихся к подведомственной сфере деятельности.
3.3.7. Разработка и принятие нормативных правовых актов - приказов архивного отдела по вопросам, относящимся к подведомственной сфере деятельности, в том числе административных регламентов исполнения государственных функций, предоставления государственных услуг.
3.3.8. Проведение антикоррупционной экспертизы в отношении нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов архивного отдела в соответствии с требованиями федерального и областного законодательства.
3.3.9. Обеспечение направления в органы прокуратуры копий нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов архивного отдела, а в Управление Министерства юстиции по Воронежской области - копий нормативных правовых актов, принятых архивным отделом, и официальных изданий, в которых они опубликованы.
3.3.10. Осуществление мониторинга законодательства по вопросам, относящимся к полномочиям архивного отдела, обеспечение своевременной подготовки проектов правовых актов области, принятие правовых актов архивного отдела в целях обеспечения надлежащего правового регулирования.
3.3.11. Осуществление функций и полномочий учредителя государственных архивных учреждений области.
3.3.12. Осуществление функций главного распорядителя и получателя бюджетных средств, предусмотренных на содержание архивного отдела и реализацию возложенных на него функций.
3.3.13. Осуществление планирования и контроля за сметой расходов подведомственных государственных учреждений.