Исчерпывающий перечень административных процедур.
Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ запроса;
- направление запроса на исполнение в органы и организации по принадлежности;
- подготовка ответа заявителю;
- проставление апостиля;
- отправка заявителю ответа, архивной справки, архивной выписки, архивной копии.
Представление документов, находящихся в распоряжении департамента и государственных архивных учреждений, в иные органы и организации не требуется.
Документы, находящиеся в других органах и организациях, для предоставления государственной услуги от заявителя не требуются.
Последовательность административных процедур определена в блок-схеме (приложение N 1).
3.1. Прием, регистрация запросов и передача их на исполнение.
Основанием для начала выполнения административного действия является поступивший в департамент из Росархива или непосредственно из-за рубежа письменный или электронный запрос (заявление) заявителя.
Заявление и комплект прилагаемых документов, связанных с темой запроса, доставляются в департамент почтовой связью, электронной почтой или представляются непосредственно заявителем лично либо его уполномоченным представителем.
Поступивший в департамент из Росархива или непосредственно из-за рубежа письменный запрос (заявление) заявителя, регистрируется в департаменте специалистом, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой и электронной корреспонденции, в день его представления (поступления).
При поступлении в департамент запроса в электронной форме непосредственно от заявителя с указанием им адреса электронной почты, ему направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
После регистрации руководитель департамента либо лицо, его замещающее, рассматривает запрос и определяет ответственного исполнителя.
После рассмотрения запроса и определения ответственного исполнителя, запрос передается на исполнение.
Срок исполнения административного действия - 1 (один) день.
Результатом административного действия является принятый, зарегистрированный и переданный на исполнение запрос заявителя.
3.2. Анализ запроса.
Основанием для начала административного действия является запрос, находящийся на исполнении.
Ответственный исполнитель департамента проверяет комплектность документов и соответствие представленных документов теме запроса.
Ответственный исполнитель департамента осуществляет анализ тематики поступившего запроса.
В результате анализа определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;