3.6.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия, является окончание регистрации обращения и постановка на контроль. После регистрации в канцелярии департамента поступившие обращения граждан для подготовки поручений направляются специалистом канцелярии непосредственно руководителю департамента либо первому заместителю руководителя департамента, либо заместителям руководителя департамента в соответствии с распределением обязанностей между ними.
3.6.2. Специалист канцелярии направляет обращения граждан на рассмотрение руководству департамента в день регистрации.
3.6.3. Руководитель департамента либо первый заместитель руководителя департамента, либо заместители руководителя департамента в соответствии с распределением обязанностей между ними рассматривают обращения граждан в день передачи им зарегистрированного документа для определения исполнителя и поручения.
3.6.4. Поручение оформляется на бланке установленной формы, подписываются соответствующим должностным лицом, рассмотревшим обращение.
3.6.5. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения. В этом случае специалист канцелярии организует изготовление копий поручения и обращения гражданина и направление их каждому исполнителю.
3.6.6. Направление обращений граждан с подписанным поручением на исполнение начальникам отделов осуществляет специалист канцелярии в день возвращения документа с рассмотрения руководством департамента.
3.6.7. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции департамента, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
3.6.8. Обращения, присланные не по принадлежности из других организаций, возвращаются в направившую организацию.
3.6.9. Результатом выполнения административной процедуры является передача зарегистрированных обращений граждан начальникам отделов департамента, определенным в поручении руководителя, первого заместителя, заместителя руководителя департамента как исполнители данных обращений.
3.6.10. Максимальный срок выполнения административного действия - 1 рабочий день.