3.4.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия, является передача обращений граждан сотруднику канцелярии, ответственному за регистрацию. Поступившие в канцелярию письма регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в АС ДОУ.
3.4.2. Специалист канцелярии, ответственный за регистрацию обращений:
- в регистрационной карточке АС ДОУ указывает фамилию, имя и отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется первый, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечает тип корреспондента (вышестоящие органы государственной власти и другие), проставляет исходящий номер и дату сопроводительного письма;
- указывает дату исполнения письма;
- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые переводы относятся за счет заявителя;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку;
- исходя из содержания письма, определяет тему обращения согласно тематическому классификатору обращений граждан и вводит дополнительную информацию в регистрационную карточку АС ДОУ;
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп Департамента с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
3.4.3. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация обращения в информационной системе АС ДОУ с присвоением входящего номера обращению и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
3.4.4. Максимальный срок выполнения административного действия - не более 3 рабочих дней с момента поступления обращения.