3.7.1. Юридическим фактом для начала исполнения административной процедуры является передача обращения граждан начальнику отдела, который будет осуществлять исполнение документа. Начальник отдела определяет ответственного исполнителя в отделе, передает ему обращение граждан для рассмотрения и подготовки ответа заявителю.
3.7.2. Поступившие в департамент обращения граждан рассматриваются в срок не более 30 дней со дня их регистрации в канцелярии (в том числе с выездом на место), если не установлен более короткий срок рассмотрения обращения.
3.7.3. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, направляются на исполнение в копиях. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
3.7.4. Должностное лицо - ответственный исполнитель, получивший поручение о подготовке ответа на обращение гражданина, исполняет его в соответствии с резолюцией руководителя департамента, первого заместителя руководителя департамента, заместителей руководителя департамента, начальника отдела, а именно:
1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;
2) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в 2.8.2 настоящего административного регламента;
5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
3.7.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократного давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель департамента либо первый заместитель руководителя департамента, либо заместители руководителя департамента на основании служебной записки должностного лица, исполняющего рассмотрение обращения, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган (департамент), или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
3.7.6. После завершения рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит текст ответа, визирует его лично, затем у начальника отдела, в отделе правового обеспечения и передает на подпись.
Ответ на обращение подписывается руководителем департамента либо уполномоченным на то лицом.
Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, давать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы.
3.7.7. Регистрацию подписанных ответов на обращения граждан осуществляет специалист канцелярии в день подписания или на следующий рабочий день.
3.7.8. Ответы авторам обращений отправляет канцелярия в течение 2 рабочих дней после регистрации исходящего документа (в пределах срока, установленного пунктом 3.7.2 административного регламента). Копии ответов и оригиналы обращений, исполнение которых контролировалось секретариатами губернатора Воронежской области, заместителя губернатора Воронежской области - первого заместителя председателя правительства Воронежской области, передаются в отдел по работе с обращениями граждан правительства области для списания в "дело" в АС ДОУ и формирования архива.
3.7.9. Ответы на обращения граждан, не поставленные на контроль в правительстве Воронежской области, рассмотренные департаментом по поручениям губернатора Воронежской области, заместителя губернатора Воронежской области - первого заместителя председателя правительства Воронежской области, регистрируются и оформляются в архив департамента.
3.7.10. Итоговое оформление дел по контрольным обращениям осуществляется канцелярией в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области.
3.7.11. Результатом выполнения административной процедуры является отправка ответа заявителю.
3.7.12. Ответ на обращение, поступившее в департамент в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.