3.10.1. Организацию личного приёма граждан осуществляет должностное лицо - специалист приёмной руководителя департамента.
3.10.2. Личный прием граждан в департаменте проводится руководителем департамента и уполномоченными на то лицами.
3.10.3. Руководитель департамента ведет приём не реже одного раза в месяц в соответствии с графиком приёма граждан, утверждённым руководителем департамента, другие должностные лица - ежедневно (кроме выходных и праздничных дней).
3.10.4. Предварительную запись на личный приём к должностным лицам осуществляет специалист приёмной руководителя департамента.
Запись на личный приём проводится в часы работы департамента в приёмной руководителя при личном обращении или по телефону 262-98-03.
В случае отсутствия в назначенный день приёма (командировка, болезнь и др.) руководителя, первого заместителя, заместителей руководителя департамента, к которому записан на приём гражданин, приём переносится на другой день, о чём гражданин уведомляется заранее, либо по поручению руководителя, первого заместителя, заместителей руководителя департамента приём может быть поручен другому должностному лицу.
3.10.5. Приём граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
Правом на первоочередной личный прием обладают:
- Герои Советского Союза, Российской Федерации, полные кавалеры орденов Славы, ветераны Великой Отечественной войны и участники боевых действий;
- инвалиды I и II групп инвалидности и их законные представители (один из родителей, усыновителей, опекун или попечитель);
- лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;
- беременные женщины,
- граждане, пришедшие на личный приём с ребёнком в возрасте до трёх лет.
Если поставленные гражданином во время приёма вопросы не входят в компетенцию департамента, ему разъясняется куда и в каком порядке ему следует обратиться.
3.10.6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.10.7. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящим административным регламентом.
3.10.8. После завершения личного приёма подготовленные поручения руководителя департамента и карточки личного приема посетителей подписываются принимавшими руководителями.
3.10.9. Ответственные исполнители поручений готовят все необходимые документы об исполнении поручений, о результатах докладывают должностному лицу, давшему поручение, и направляют ответ заявителю.
3.10.10. Ответ на обращение подписывается руководителем департамента, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.
3.10.11. Законченные делопроизводством документы направляют в канцелярию. Материалы с личного приёма хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
3.10.12. Результатом административного действия является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие должностным лицом, осуществляющим приём, решения по разрешению поставленного вопроса, либо разъяснение гражданину куда и в каком порядке ему следует обратиться.
3.10.13. Максимальный срок исполнения административной процедуры зависит от сложности обращения и составляет 1 час.