3.9.1. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
3.9.2. Справочную работу по предоставлению государственной услуги ведут специалисты канцелярии департамента.
Справки представляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в отделы департамента;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
3.9.3. Звонки от заявителей по вопросу получения справки о предоставлении государственной услуги принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00, в пятницу с 9.00 до 16.45 кроме выходных и праздничных дней.
При получении запроса по телефону специалист канцелярии департамента:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить начальнику отдела, в который передано на исполнение данное обращение;
- к назначенному сроку ответственный исполнитель подготавливает ответ.
3.9.4. Результатом выполнения административной процедуры является информирование гражданина при личном обращении или по справочному телефону по существу обращения в устной форме.
3.9.5. Максимальный срок выполнения административного действия - 15 минут.